Un rendez-vous pris n'a de valeur que s'il se tient. Cet agent cale les rendez-vous entre le prospect et le commercial : il propose des créneaux réels tirés de l'agenda, confirme par écrit avec l'objet et la durée, pose le rendez-vous, rappelle la veille, prépare le commercial, propose un report dès qu'un empêchement survient, traite les absences et mesure le taux de présence.
Ce qu'il fait chaque jour
- Faire le point du matin sur les rendez-vousEn début de journée, relever les rendez-vous du jour, les réponses aux propositions et les absences de la veille.
- Reprendre les contacts intéressésÀ chaque contact qualifié reçu, le mettre en file pour un rendez-vous.
- Proposer des créneaux disponiblesAppeler ou écrire à chaque contact en file avec des créneaux réels de l'agenda du commercial.
- Poser et confirmer le rendez-vousÀ chaque accord, poser le rendez-vous à l'agenda et envoyer la confirmation avec l'objet et la durée.
- Rappeler la veilleEnvoyer la veille un rappel par SMS à chaque prospect et proposer un report en cas d'empêchement.
- Envoyer au commercial le dossier du rendez-vousLa veille, envoyer au commercial ce que le prospect a dit, son besoin et l'objet du rendez-vous.
- Traiter les rendez-vous manquésRappeler chaque prospect absent pour reprogrammer, et libérer le créneau.
- Envoyer le rapport hebdomadaire de présenceChaque semaine, envoyer le nombre de rendez-vous posés, tenus, reportés et manqués.
- Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les rendez-vous posés, confirmés et à reprogrammer.
Les logiciels qu'il sait tenir
- HubSpot CRM
Je pose les rendez-vous depuis HubSpot et j'envoie la confirmation écrite dans la foulée. - Google Workspace
Je lis les agendas sur Google Agenda pour ne proposer que des créneaux réellement libres. - Aircall
Je rappelle avec Aircall les contacts à caler et je note l'issue de chaque tentative. - Microsoft 365
Je travaille sur Outlook quand c'est l'agenda de l'entreprise, avec la même règle de créneau réel.
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