Sites qui louent halls, salles et auditoriums à des organisateurs de salons, de congrès et de spectacles, et leur vendent les prestations techniques, dans un établissement recevant du public de type T.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Faire le point du matin sur les rendez-vousEn début de journée, relever les rendez-vous du jour, les réponses aux propositions et les absences de la veille.
Reprendre les contacts intéressésÀ chaque contact qualifié reçu, le mettre en file pour un rendez-vous.
Proposer des créneaux disponiblesAppeler ou écrire à chaque contact en file avec des créneaux réels de l'agenda du commercial.
Poser et confirmer le rendez-vousÀ chaque accord, poser le rendez-vous à l'agenda et envoyer la confirmation avec l'objet et la durée.
Rappeler la veilleEnvoyer la veille un rappel par SMS à chaque prospect et proposer un report en cas d'empêchement.
Envoyer au commercial le dossier du rendez-vousLa veille, envoyer au commercial ce que le prospect a dit, son besoin et l'objet du rendez-vous.
Traiter les rendez-vous manquésRappeler chaque prospect absent pour reprogrammer, et libérer le créneau.
Envoyer le rapport hebdomadaire de présenceChaque semaine, envoyer le nombre de rendez-vous posés, tenus, reportés et manqués.
Compte rendu du soirEn fin de journée, envoyer les rendez-vous posés, confirmés et à reprogrammer.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur parc des expositions et centre de congrès.

Vocabulaire

Organisateur: Le client qui loue les espaces du site pour son salon ou son congrès et en répond devant l'autorité.
Plan d'implantation: Le plan des stands, des allées, des issues et des accroches, validé avant le montage.
Montage et démontage: Les jours d'occupation du hall avant et après l'ouverture au public, planifiés heure par heure.
Chargé de sécurité: La personne qualifiée que l'organisateur d'une exposition doit désigner pour la sécurité incendie du salon.
Descriptif de stand: La déclaration de l'exposant sur la structure, les matériaux et les machines de son stand.
Commandes exposants: Les prestations commandées par les exposants : électricité, eau, nettoyage, mobilier, réseau.

Documents

Contrat de location d'espaces: Le contrat avec l'organisateur : espaces, dates, prestations comprises et conditions.
Cahier des charges de l'organisateur: Les besoins de l'événement : surfaces, jauges, horaires, technique, restauration et sûreté.
Notice de sécurité: Le document de sécurité de la manifestation, remis à l'autorité avec le dossier de l'organisateur.
Rapport du chargé de sécurité: L'avis remis avant l'ouverture sur la possibilité d'ouvrir le salon au public.
Bilan d'événement: Le retour écrit sur la fréquentation, les incidents et les prestations consommées.

Règles

Aucun salon n'ouvre sans le rapport favorable du chargé de sécurité.

Aucun planning de hall n'est modifié sans vérifier les autres événements qui l'occupent.

Aucune commande aux prestataires ne part sans validation du responsable du site.

L'agent ne monte rien et ne contrôle pas sur place : il chiffre, planifie, vérifie et prépare.

Spécificités

mètre carré: L'unité de location des halls et de vente des stands aux exposants.
jour d'occupation: L'unité du planning des espaces, montage et démontage compris.
effectif admissible: Le nombre de personnes qu'un hall ou une salle peut recevoir selon les règles de sécurité.
Organisateurs de salons et de congrès: Attendent des espaces livrés à l'heure, des prestations chiffrées sans surprise et un site sûr.
Exposants: Attendent leurs commandes livrées sur le stand et des règles de sécurité connues à l'avance.
Commission de sécurité et mairie: Attendent la notice de sécurité, le rapport du chargé de sécurité et un registre tenu.
Prestataires référencés: Attendent des bons de commande précis, des accès et des horaires de montage fiables.; Les grands salons se réservent un à deux ans à l'avance et se répètent d'une édition à l'autre.; Les descriptifs de stands arrivent environ deux mois avant l'ouverture et se contrôlent aussitôt.; Les réunions de coordination se tiennent chaque semaine jusqu'à l'ouverture, puis chaque jour pendant le montage.