Pour un gros compte en impression numérique, une agence, une école ou un cabinet, le rendez-vous qui convainc est souvent une visite de l'atelier : voir les machines, toucher les papiers, comparer deux épreuves. Ces visites se calent entre deux tirages et doivent tomber quand l'atelier est montrable. L'appointment setter propose des créneaux réels, confirme par écrit, rappelle la veille par courriel et prépare pour le commercial ce qu'il faut montrer.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Proposer des visites quand l'atelier tourneIl choisit des créneaux où l'on peut montrer une presse en marche et un poste de façonnage, en évitant les veilles de salon où l'équipe n'aura pas le temps de recevoir.
Confirmer chaque rendez-vous par écritIl envoie au prospect une confirmation avec l'adresse de l'atelier, l'heure, le stationnement, la personne qui le recevra et l'objet de la visite.
Demander à l'avance ce que le prospect veut voirIl interroge le prospect sur ses travaux habituels pour que l'atelier prépare des échantillons utiles, papiers de différents grammages, épreuves couleur, exemples de reliure.
Rappeler le rendez-vous la veilleIl envoie la veille un court rappel par courriel avec un lien pour décaler, ce qui coûte moins qu'une visite où personne ne se présente.
Préparer la fiche du commercialIl remet au commercial une fiche avec qui vient, son organisation, ses volumes connus, son imprimeur actuel et ce qui lui pose problème, par exemple un calage couleur instable.
Reprogrammer les visites manquéesQuand un prospect ne vient pas, il lui écrit le jour même sans reproche pour proposer deux nouveaux créneaux, et note le motif s'il en donne un.

Sur le terrain

Une agence de communication en visite

Une agence qui imprime ses maquettes de présentation chez un concurrent accepte de visiter l'atelier. L'appointment setter propose trois créneaux de milieu de matinée, quand la presse numérique tourne. Il demande à l'agence ce qu'elle imprime le plus, et l'atelier prépare des épreuves sur trois papiers. Il confirme par écrit, rappelle la veille, et remet au commercial une fiche qui mentionne le délai de bon à tirer reproché au concurrent.

Une directrice d'école qui ne vient pas

La directrice d'un groupe scolaire ne se présente pas à la visite prévue un mercredi. L'appointment setter lui écrit l'après-midi même pour lui proposer deux créneaux la semaine suivante. Elle répond qu'un conseil d'école a été déplacé. Il note le motif, cale le nouveau rendez-vous et prévient le commercial de prévoir les échantillons de cahiers de liaison à faible grammage qu'elle avait demandés.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Grammage: Le poids du papier au mètre carré : il change le rendu, le prix, le façonnage et le coût d'expédition.
Calage couleur: Le réglage qui assure la constance des teintes d'un tirage à l'autre ; sans profil, la couleur du client n'est jamais la vôtre.
Bon à tirer: L'accord écrit du client sur l'épreuve : après lui, une erreur de contenu n'est plus imputable à l'imprimeur.

Son métier de départ : Appointment setter. Toute l'activité : Impression numérique et reprographie.