Les pièces d'un prestataire sont réunies une fois, puis vieillissent en silence. L'attestation de vigilance se vérifie tous les six mois pour les contrats qui y sont soumis, une assurance se renouvelle chaque année, l'inscription d'un traducteur sur la liste de la cour d'appel a une durée. Une étude qui commande sur une pièce expirée prend un risque dont elle n'a même pas conscience. L'assistant tient le calendrier, réclame à temps et rend compte de la couverture.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Dater chaque pièce et son échéancePour chaque prestataire actif, il note la date de délivrance et d'échéance de l'attestation de vigilance, de l'assurance, de l'inscription professionnelle et de l'engagement de confidentialité.
Réclamer les renouvellements un mois avantIl écrit au prestataire un mois avant l'échéance pour demander la nouvelle pièce, relance à quinze jours et prévient le responsable si rien n'arrive à la date.
Vérifier que la pièce concerne bien ce prestataireIl contrôle que le numéro d'immatriculation, la raison sociale et l'adresse de l'attestation reçue correspondent à la fiche, et non à une société sœur ou à une ancienne structure.
Contrôler l'étendue des assurancesPour un archiviste ou un prestataire de numérisation, il vérifie que l'assurance couvre les documents confiés, y compris les registres de minutes, et pas seulement sa responsabilité générale.
Alerter avant toute commande sur pièce périméeQuand une commande est sur le point de partir vers un prestataire dont une pièce a expiré, par exemple une traduction attendue pour les formalités préalables d'un acte authentique, il prévient le clerc et le responsable, qui décident en connaissance de cause.
Rapporter l'état de conformité au notaireChaque trimestre, il remet un état : prestataires à jour, pièces en attente, manquements constatés, pour que le notaire sache où en est l'étude sans fouiller les dossiers.

Sur le terrain

Une attestation de vigilance oubliée

L'archiviste de l'étude travaille sous un contrat soumis à l'obligation de vigilance. L'assistant constate que la dernière attestation a plus de six mois et que la facture du trimestre est sur le bureau du comptable. Il réclame l'attestation au prestataire et prévient le comptable. Elle arrive trois jours plus tard, conforme ; la facture est réglée, et l'échéance suivante est inscrite au calendrier.

Une assurance qui ne couvrait pas les registres

En recevant le renouvellement d'assurance du prestataire de numérisation, l'assistant lit les conditions : seuls les dommages corporels et matériels généraux sont couverts, pas les documents confiés. Les registres anciens de l'étude sont pourtant sur place. Il le signale au notaire, qui demande une extension de garantie avant la reprise du chantier. Le prestataire la fournit sous huit jours.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Assistant conformité fournisseurs. Toute l'activité : Notariat.