L'acte reçu par le notaire est conservé et retrouvé sans peine. Ce qui se perd, ce sont les engagements autour : la convention d'honoraires d'une consultation, le mandat de vente confié au service de négociation, la lettre de mission d'un règlement de succession complexe. Le gestionnaire les enregistre, rattache chaque avenant à son original et alerte avant qu'un mandat n'expire ou qu'une facturation s'écarte de ce qui a été convenu.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Ranger chaque convention près de son dossierIl enregistre la lettre de mission ou la convention d'honoraires signée dans le dossier client du logiciel, avec sa date, son objet et le notaire qui l'a acceptée.
Distinguer ce qui relève du tarifIl sépare dans le registre les prestations soumises au tarif réglementé, attachées à un acte authentique, et celles en honoraires libres, qui exigent un accord écrit du client.
Suivre la durée des mandats de venteIl note l'échéance de chaque mandat confié au service de négociation et prévient le négociateur avant la fin, pour qu'il propose au vendeur de le renouveler ou d'y renoncer.
Rapprocher la facture de la conventionAvant l'envoi d'une note d'honoraires, il vérifie que le montant correspond à ce que le client a signé et signale au notaire tout dépassement à expliquer.
Répondre aux demandes de copieQuand un client demande la copie de sa convention ou d'un acte, il prépare l'envoi et rappelle que la minute ne quitte pas l'étude, seule une copie part.
Faire l'inventaire trimestriel des engagementsIl remet aux associés la liste des conventions en cours, des mandats arrivant à échéance et des engagements sans document signé à régulariser.

Sur le terrain

Une succession facturée au-delà de l'accord

Une famille a signé une convention pour le règlement d'une succession comprenant des biens à l'étranger, avec une estimation des honoraires. Le dossier s'est alourdi et la note préparée dépasse nettement l'estimation. Le gestionnaire le repère au rapprochement et alerte le notaire. Celui-ci écrit d'abord aux héritiers pour expliquer le travail supplémentaire et obtenir leur accord, comme le devoir de conseil l'exige, avant toute facture.

Un mandat de vente expiré en silence

Le service de négociation continue de présenter un appartement alors que le mandat a expiré depuis un mois. Le gestionnaire le découvre en tenant les échéances et prévient le négociateur, qui suspend aussitôt les visites. Le vendeur reçoit un courriel proposant le renouvellement, préparé par le gestionnaire et envoyé après relecture par le notaire responsable du service.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Gestionnaire contrats clients. Toute l'activité : Notariat.