Une étude reçoit chaque jour des demandes très diverses : un héritier qui ne sait pas par où commencer, un acquéreur dont le compromis est signé ailleurs, une famille qui veut préparer une donation. Certaines sont urgentes parce qu'une date butoir court, d'autres relèvent d'un avocat plutôt que d'un notaire. L'agent reprend chaque demande dans la journée, pose les questions utiles par écrit et la transmet au notaire compétent avec ce qu'il a appris.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Reprendre chaque demande arrivée dans la journéeIl lit les messages du formulaire du site et de la boîte de l'étude, et répond à chacun le jour même par un accusé de réception qui dit ce qui va suivre.
Établir la nature de l'acte et l'échéanceIl demande par écrit ce que la personne veut faire, s'il existe déjà un compromis et sa date butoir, un décès et sa date, ou un projet de donation, pour mesurer l'urgence.
Repérer un autre notaire déjà saisiIl demande si l'autre partie a son propre notaire, pour que l'étude sache dès le départ qu'elle interviendra en concours et puisse prendre contact avec l'office concerné.
Vérifier qu'aucun conflit d'intérêts ne se poseIl signale au notaire quand une demande concerne une personne déjà cliente de l'étude dans une situation opposée, par exemple un divorce ou un litige successoral.
Orienter ce qui ne relève pas de l'étudeIl prépare une réponse courtoise pour les demandes qui relèvent d'un avocat ou d'un autre professionnel, en l'expliquant simplement, comme le devoir de conseil l'impose même quand l'étude ne prend pas le dossier, que le notaire valide avant envoi.
Transmettre au notaire compétent avec le récitIl remet au notaire de la spécialité concernée une fiche avec les mots exacts du demandeur, les pièces reçues, l'échéance et les questions restées sans réponse.

Sur le terrain

Un héritier qui écrit trois semaines après le décès

Un fils écrit que son père est décédé il y a trois semaines et qu'il ne sait pas quoi faire. L'agent répond le jour même, lui demande s'il connaît un testament, s'il y a un bien immobilier et qui sont les autres héritiers, et lui liste les premières pièces à réunir. Il transmet ensuite la demande au notaire chargé des successions avec ses réponses, en signalant que le délai de déclaration fiscale court déjà.

Une demande qui relevait d'un autre office

Une acquéreuse écrit pour savoir quand elle signera. En lisant son message, l'agent comprend que son compromis a été signé chez un autre notaire et qu'elle ne souhaite pas changer d'office. Il prépare une réponse qui l'invite à s'adresser à l'étude chargée de son acte authentique et lui explique en deux lignes ce que sont les formalités préalables. Le notaire valide, et la cliente remercie l'étude pour sa franchise.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Chargé de qualification de prospects. Toute l'activité : Notariat.