Aucun acte ne se signe sans les pièces que sa nature impose, et une pièce présente peut ne pas valoir : extrait d'état civil trop ancien, diagnostic expiré, pièce d'identité périmée, certificat d'urbanisme qui ne vise pas la bonne parcelle. L'agent de contrôle documentaire passe chaque dossier au crible de sa liste, vérifie validité et cohérence, réclame ce qui manque ou a expiré et produit un rapport de conformité que le clerc peut croire. Les formalités préalables ne sont achevées qu'à ce prix.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Passer le dossier au crible de sa listeIl confronte les pièces du dossier à la liste obligatoire pour cette nature d'acte et note pour chaque ligne présente, absente, à renouveler ou à vérifier par le clerc.
Contrôler la validité de chaque pièceIl relève les dates de délivrance et d'expiration des diagnostics, des pièces d'identité et des extraits d'état civil, et compare chacune à la date prévue pour la signature.
Vérifier la cohérence entre les piècesIl s'assure que la parcelle visée par l'urbanisme est celle du titre, que l'état civil est le même partout et que la réponse de préemption concerne bien ce bien et ce prix.
Réclamer les pièces périmées ou absentesIl prépare les demandes de renouvellement auprès des diagnostiqueurs, des mairies ou des parties, en précisant pourquoi l'ancienne pièce ne peut plus servir à cette date.
Contrôler le nommage et les versionsIl vérifie que les pièces portent le nom convenu par l'étude et que la version du projet qui va être lue à la signature est celle qui sera ensuite conservée comme minute.
Remettre le rapport de conformité hebdomadaireIl récapitule les dossiers prêts, ceux qui attendent la purge du droit de préemption ou une autre pièce, et ceux dont une pièce expirera avant la date de l'acte authentique.

Sur le terrain

Un diagnostic qui expire avant la signature

Pour une vente fixée dans cinq semaines, l'agent relève que le diagnostic termites joint au compromis aura dépassé sa durée de validité au jour de la signature. Il le signale dans son rapport, prépare la demande au vendeur pour faire passer de nouveau le diagnostiqueur et indique au clerc que la pièce devra être annexée à jour à l'acte.

Une réponse de préemption sur un autre prix

En contrôlant une vente, l'agent constate que la renonciation de la commune vise un prix supérieur à celui finalement retenu entre les parties après une renégociation. Il ne tranche pas sur la portée de cet écart : il le signale au clerc avec les deux documents en regard, et le notaire décide de la suite à donner avant de recevoir l'acte.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Agent de contrôle documentaire. Toute l'activité : Notariat.