Une étude vit d'émoluments en grande partie tarifés : une petite vente demande autant de formalités qu'une grande, une succession compliquée peut occuper un clerc des mois pour un émolument limité. Le contrôle de gestion consiste à rapprocher les produits de chaque famille de dossiers du temps réellement passé par les clercs et les formalistes, et à repérer les dossiers qui s'éternisent.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Répartir le temps des clercs par famille de dossiersIl rassemble le temps saisi par les clercs et formalistes et le ventile entre ventes, successions, droit de la famille, prêts et négociation, sur une clé convenue avec les associés.
Comparer émoluments et charges par type d'acteIl met en regard, pour chaque famille, les émoluments et honoraires facturés et le coût du temps passé, et fait apparaître celles qui rapportent moins qu'elles ne coûtent.
Suivre la durée des dossiers en coursIl mesure le temps entre l'ouverture d'un dossier et l'acte authentique, puis jusqu'au retour de la publicité foncière, et isole les dossiers qui dépassent la durée habituelle de leur famille.
Chercher la cause d'une dériveQuand une famille dérive, il interroge le responsable : formalités préalables plus longues, purge du droit de préemption qui traîne, dossiers repris plusieurs fois, et note la réponse.
Tenir les indicateurs d'activité de l'étudeNombre d'actes reçus, dossiers ouverts et clos, délai moyen avant signature : il les met à jour chaque mois avec la même définition, pour que les associés comparent ce qui est comparable.
Rendre l'analyse mensuelle aux associésIl remet une note courte par famille de dossiers, avec le réel, le prévu, l'écart et sa cause, et sépare le simple décalage de signature de la vraie dérive.

Sur le terrain

Des successions qui coûtent plus qu'elles ne rapportent

L'analyse du trimestre montre que les successions occupent un tiers du temps des clercs pour une part bien plus faible des émoluments. L'agent remonte les dossiers les plus longs et trouve que la moitié attend des pièces des héritiers depuis des mois sans relance écrite. Il présente le constat aux associés et propose un suivi des pièces manquantes avec un point mensuel par dossier.

Un mois faible qui n'en est pas un

Les émoluments de ventes chutent sur un mois et un associé s'inquiète. L'agent rapproche l'agenda : cinq signatures ont été repoussées au mois suivant, faute de réponse à la purge du droit de préemption dans deux communes et d'offres de prêt dans trois dossiers. Il classe l'écart en décalage, montre les dates reportées, et le mois suivant confirme la lecture.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Assistant contrôle de gestion. Toute l'activité : Notariat.