Dans un office, quelques fournisseurs pèsent lourd : l'éditeur du logiciel, le bailleur, l'archiviste. Mais le comptable passe une bonne partie de son temps sur des dizaines d'autres : trois papeteries, deux coursiers, une librairie juridique, le traiteur des réunions d'information, des abonnements pris par chaque associé, alors que rien de tout cela ne sert directement un acte authentique. L'analyste mesure cette longue traîne, chiffre son coût de traitement et propose des regroupements que l'étude peut réellement mettre en œuvre.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Compter les petits fournisseurs et leur poidsIl dénombre les fournisseurs facturant peu sur l'année, mesure leur part de la dépense et leur part du nombre de factures, et montre l'écart entre les deux au notaire.
Mesurer la part des gros fournisseursIl calcule ce que représentent les cinq premiers fournisseurs de l'étude, pour mettre en regard la concentration de la dépense et l'éparpillement du travail comptable.
Repérer les achats passés par chacun de son côtéIl relève les achats réglés par un associé ou un clerc puis remboursés en note de frais, souvent des ouvrages ou des abonnements en ligne, qui échappent à tout regroupement.
Chiffrer le temps passé par le comptableAvec le comptable, il estime le temps de traitement d'une facture, de la réception au rapprochement, et le multiplie par le volume des petites factures, temps qui n'est pas consacré aux fonds de tiers.
Proposer des regroupements réalistesIl propose par exemple un seul fournisseur de fournitures avec facture mensuelle, un abonnement de documentation commun aux associés ou un seul coursier, en vérifiant que chaque piste convient aux usages de l'étude.
Vérifier que les gains annoncés arriventSix mois après un regroupement, il compte de nouveau les fournisseurs, les factures et le temps de traitement, et dit franchement si le gain est au rendez-vous.

Sur le terrain

Trois papeteries et deux cents factures

L'assistant constate que trois papeteries envoient ensemble plus de deux cents factures par an pour une dépense modeste. Le comptable estime le traitement de chacune à plusieurs minutes de rapprochement et de classement. L'assistant propose un seul fournisseur avec facture mensuelle et catalogue restreint, validé par le notaire. Un an plus tard, l'étude reçoit douze factures de fournitures, et le comptable a regagné du temps pour les rapprochements de fin de mois.

Des abonnements doublés entre associés

En relisant les notes de frais, l'assistant trouve deux associés abonnés chacun à la même revue de droit patrimonial, et un troisième à une base en ligne que l'étude paie déjà. Il propose un abonnement unique accessible à tous les postes. Les associés acceptent, sous réserve que la revue reste disponible pour préparer les rendez-vous où ils exercent leur devoir de conseil en matière de transmission.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Analyste des dépenses. Toute l'activité : Notariat.