Dans une étude, le pipeline n'est pas fait de prospects mais de dossiers en cours, chacun attendant quelque chose d'un tiers : la mairie, la banque, le syndic, le service des hypothèques. Une date de signature se repousse une fois, puis deux, et la fin de mois arrive avec moins d'actes que prévu. L'agent suit chaque étape, compte les reports et dit aux notaires où le dossier attend, et qui.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Découper le dossier de vente en étapes visiblesIl suit chaque dossier sur les mêmes jalons : compromis reçu, demandes lancées, état hypothécaire revenu, purge du droit de préemption obtenue, offre de prêt, décompte, signature.
Signaler les dossiers sans mouvementIl repère chaque matin les dossiers dont aucune pièce des formalités préalables n'est arrivée depuis dix jours et donne au clerc le nom du service ou de la personne qui fait attendre.
Compter les dates de signature reportéesIl note chaque report avec sa cause, pour que l'étude voie si c'est la banque, la mairie ou ses propres délais de rédaction qui reculent le plus souvent.
Annoncer la charge des fins de moisIl projette les signatures probables des deux dernières semaines du mois, pour que les associés répartissent les rendez-vous et les salles avant l'embouteillage.
Vérifier que les fonds sont annoncésAvant chaque signature, il contrôle que le virement de l'acquéreur et le déblocage du prêt sont annoncés, car l'acte ne se signe pas sur des fonds de tiers non reçus.
Envoyer l'état des dossiers aux notairesIl remet chaque lundi aux notaires la liste des dossiers par étape, ceux qui risquent de manquer leur date butoir et ceux qu'il faudrait relancer en priorité.

Sur le terrain

Une réponse de préemption qui n'arrive pas

Un dossier de vente d'appartement est complet, sauf la réponse de la commune sur la déclaration d'intention d'aliéner. La date de signature approche et les clercs pensent la réponse acquise. L'agent relève que le délai de réponse n'est pas écoulé et qu'aucune renonciation n'est au dossier. Il le signale au notaire, qui prévient les parties que la date ne tient que si la mairie répond à temps.

Trois reports pour la même banque

En comptant les reports du trimestre, l'agent constate que sept dossiers ont reculé à cause du même établissement prêteur, toujours sur l'envoi tardif de l'offre. Il présente la liste aux associés avec les dates. Le notaire décide d'écrire à l'agence bancaire pour organiser l'envoi des offres plus tôt, et l'agent suit les dossiers suivants pour voir si cela change.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Agent suivi pipeline ventes. Toute l'activité : Notariat.