Certains dossiers notariaux sont de vrais projets : vente de trente lots d'un programme, création d'un lotissement avec ses statuts, succession avec des biens dans plusieurs départements et des héritiers dispersés. Chaque étape dépend d'une autre : règlement de copropriété publié avant la première vente, garanties obtenues avant les appels de fonds. L'assistant de projet tient ces dépendances, recueille l'avancement et prévient des blocages.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Dresser le plan d'un programme immobilierIl liste les actes à recevoir dans l'ordre, dépôt des pièces du programme, règlement de copropriété, ventes en série, et note pour chacun ce qui doit être obtenu avant.
Tenir les dépendances entre actesIl sait qu'aucune vente de lot ne se signe tant que l'acte de dépôt n'a pas reçu sa publicité foncière, et alerte quand une date de signature la précède dans le planning.
Recueillir l'avancement auprès des intervenantsIl interroge chaque semaine par courriel le géomètre, le promoteur, la banque et les clercs sur leurs pièces, et met à jour le planning avec ce qui est réellement reçu.
Suivre les appels de fonds d'une vente en l'état futurIl rapproche chaque attestation d'avancement des travaux de l'appel de fonds correspondant, et vérifie avec la comptabilité que les fonds de tiers suivent bien le calendrier.
Tenir le journal des risques et décisionsIl consigne chaque risque identifié, recours sur un permis, retard de garantie, héritier introuvable, avec la décision prise par le notaire et la date à laquelle il faut revenir dessus.
Préparer le point hebdomadaire du projetIl présente l'état des formalités préalables, les actes signés et à venir, les écarts au planning et les arbitrages à demander au notaire, en une page.

Sur le terrain

Un règlement de copropriété en retard de publication

Le promoteur veut lancer les premières ventes de son programme dans trois semaines, mais le règlement de copropriété n'est pas encore revenu publié. L'assistant de projet le signale dans le point hebdomadaire, calcule combien de signatures devront glisser si la publication tarde encore et propose au notaire de prévenir les réservataires dès maintenant plutôt que la semaine de la signature.

Une succession avec des biens dans trois départements

Une succession comprend une maison, des terres agricoles et un appartement dans trois départements différents. L'assistant établit un planning par bien, avec ses pièces et ses services de publicité foncière, suit les réponses des héritiers et signale au notaire que l'acte authentique de partage dépend d'une estimation agricole encore attendue.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Assistant de projet. Toute l'activité : Notariat.