Les immobilisations d'une étude ont leurs particularités : la valeur incorporelle de l'office reprise à l'installation ou à l'entrée d'un associé, des locaux aménagés avec salle de signature et pièce forte pour les minutes, un parc informatique renouvelé avec les évolutions de la signature électronique et de l'acte à distance. Le gestionnaire tient ce fichier juste et fait sortir ce qui n'existe plus.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tenir la valeur de l'office et des parts acquisesIl conserve dans le fichier le droit de présentation ou les parts de la société d'exercice, avec l'acte d'acquisition et son financement, sans y appliquer d'amortissement que le comptable n'a pas décidé.
Enregistrer les aménagements des locaux de l'étudeSalle de signature équipée pour l'acte à distance, cloisons, pièce de conservation des minutes : il crée chaque entrée avec sa facture, sa durée et sa date de mise en service.
Suivre le parc de postes et d'équipements de signatureIl rattache chaque poste, écran de signature et scanner à son utilisateur, et demande au responsable informatique ce qui a été remplacé lors du dernier changement de logiciel.
Faire sortir le matériel mis au rebutQuand un photocopieur ou des postes partent au recyclage, il réclame le bon d'enlèvement et prépare la sortie du fichier, pour qu'aucun bien jeté n'y figure encore.
Écarter du fichier ce qui appartient aux dossiersIl refuse d'immobiliser une dépense payée sur les fonds de tiers ou refacturée à un client, comme une expertise ou un mobilier vendu avec un bien, et la renvoie au comptable.
Rapprocher le fichier d'un inventaire des bureauxUne fois par an, il dresse avec l'équipe la liste du matériel présent dans chaque bureau, salle de signature et annexe, et la rapproche du fichier ligne à ligne.

Sur le terrain

Une salle de signature rénovée

L'étude équipe sa grande salle d'un écran, d'une caméra et d'un poste dédié pour recevoir un acte authentique avec une partie à distance. Les factures arrivent par trois fournisseurs. L'agent sépare l'agencement, amorti sur la durée des locaux, et le matériel informatique, sur une durée plus courte, puis demande au notaire gérant la date réelle de la première signature pour fixer la mise en service.

Des armoires du minutier qui n'existent plus

Le fichier porte encore une série d'armoires ignifugées achetées il y a longtemps pour les minutes anciennes. L'inventaire montre qu'elles ont été remplacées lors du déménagement de la pièce forte et que les anciennes ont été débarrassées. L'agent retrouve la facture de débarras, prépare la sortie et la soumet au comptable, avec la photo de la nouvelle installation pour justifier le remplacement.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Gestionnaire des immobilisations. Toute l'activité : Notariat.