Un notaire est officier public, il confère à l'acte authentique sa force, et son étude répond à des obligations que les clients ne voient pas : inspection annuelle de la comptabilité, assurance de responsabilité, cotisations aux instances, déclarations sociales des salariés, contrats du logiciel de rédaction. L'assistant administratif tient ce registre interne, réclame les pièces aux bonnes personnes et prépare les dossiers à déposer, en laissant au notaire ce qui demande sa signature.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tenir le calendrier des obligations de l'officeIl note les échéances propres à l'étude, renouvellement d'assurance, cotisations, contrôle de la comptabilité des fonds de tiers, déclarations sociales, et prévient trente jours avant chacune.
Préparer le dossier de l'inspection annuelleIl rassemble ce que l'inspection demandera, relevés du compte de l'étude, états de la comptabilité, registres tenus, et signale au notaire les pièces que lui seul peut produire.
Gérer les adhésions et abonnements professionnelsIl suit les contrats de Lexis 360, du logiciel de rédaction et des accès aux téléservices, vérifie les dates de reconduction et prépare les demandes de résiliation ou d'extension.
Remplir les formulaires des organismesIl reporte dans les formulaires sociaux et fiscaux de l'étude les informations déjà connues, effectifs, adresses, numéros, et laisse en évidence les cases qui demandent une décision.
Constituer le dossier d'arrivée d'un collaborateurPour un clerc ou un formaliste qui rejoint l'étude, il prépare la liste des pièces, l'engagement de confidentialité et les demandes d'accès aux outils, puis relance ce qui manque.
Rappeler les formations obligatoiresIl tient le relevé des heures de formation des notaires et collaborateurs, rappelle ce qui reste à suivre dans l'année et range les attestations de présence au bon endroit.

Sur le terrain

L'attestation d'assurance demandée par un partenaire

Un promoteur qui confie à l'étude la vente de ses lots en état futur d'achèvement réclame l'attestation de responsabilité professionnelle en cours. L'assistant la retrouve, constate qu'elle couvre l'année précédente, écrit à l'assureur pour obtenir la nouvelle et en prévient le notaire, qui peut ainsi répondre au promoteur avec la bonne pièce en main deux jours plus tard.

Trois collaborateurs sans formation à six semaines de la fin d'année

En faisant le point de novembre, l'assistant constate que trois clercs n'ont suivi aucune session sur le devoir de conseil et la rédaction des actes de l'année. Il relève les sessions encore ouvertes auprès des organismes de la profession, propose des dates compatibles avec le planning des signatures de décembre et adresse au notaire la liste à valider.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Assistant administratif. Toute l'activité : Notariat.