Une étude automatise peu, mais ce qu'elle automatise touche des personnes souvent fragiles : l'inscrit à une réunion sur les successions, le propriétaire qui a demandé une estimation, le lecteur d'un guide sur la donation. Un scénario qui continue d'envoyer des messages commerciaux à quelqu'un dont l'office règle désormais la succession du conjoint serait choquant. L'agent écrit les entrées et sorties, plafonne et essaie chaque scénario avant qu'il tourne.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Écrire qui déclenche un scénario et qui le quitteIl écrit pour chaque scénario ce qui y fait entrer, une inscription ou une demande, et ce qui en fait sortir : rendez-vous pris, dossier ouvert à l'étude, désinscription, ou fin du parcours.
Plafonner le nombre de messages par personneIl fixe un nombre maximal de messages par personne et par mois, tous scénarios confondus, pour qu'un même contact inscrit à deux réunions ne reçoive pas deux séries de messages.
Construire le scénario dans l'outil d'envoiIl installe les messages validés par le notaire, les délais entre eux et les conditions de sortie dans l'outil d'envoi, sans jamais le relier aux données des dossiers d'actes.
Parcourir chaque scénario comme un contact fictifAvant l'activation, il fait entrer un contact fictif, vérifie chaque message, chaque délai et chaque sortie, puis simule une prise de rendez-vous pour voir le scénario s'arrêter.
Contrôler chaque semaine ceux qui entrentIl regarde qui est entré dans chaque scénario et repère les entrées qui ne devraient pas y être, comme un client dont une vente est en cours de formalités préalables à l'étude.
Éteindre les scénarios qui n'ont plus de raison d'êtreIl signale au notaire les scénarios liés à une réunion passée ou à un guide retiré, et les désactive après accord pour qu'ils ne continuent pas d'envoyer dans le vide.

Sur le terrain

Un deuil au milieu d'un parcours

Une femme inscrite au parcours sur la transmission du patrimoine perd son mari ; l'étude ouvre la succession. Le scénario allait lui envoyer un message sur la donation au conjoint. L'agent, qui contrôle les entrées chaque semaine, la retire du parcours dès que le clerc signale l'ouverture du dossier, et ajoute une règle de sortie : toute personne pour qui l'office ouvre un dossier quitte les scénarios.

Des relances pour une réunion annulée

La réunion d'automne sur les achats immobiliers est annulée. L'agent constate que le scénario d'inscription continue de recevoir des inscrits et de leur envoyer des rappels. Il le met en pause, prévient les inscrits par un message validé par le notaire et leur propose un rendez-vous individuel pour préparer leur acte authentique, dans l'esprit du devoir de conseil.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Spécialiste automatisation marketing. Toute l'activité : Notariat.