Le client d'une étude veut savoir combien coûtera son acte et quand il signera. Le premier dépend des émoluments réglementés, des taxes et des débours ; le second, des formalités préalables, dont les pièces arrivent des mairies, des services fiscaux et des banques. L'assistant commercial prépare les estimations pour le notaire, ouvre les dossiers, réclame les pièces et explique les délais, en gardant le ton d'un office et non d'une boutique.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer l'estimation de frais pour le notaireIl calcule dans le logiciel de l'étude une estimation des frais d'acquisition, émoluments, taxe de publicité foncière et débours, et la soumet au notaire avant de l'envoyer au client.
Ouvrir le dossier dès le compromis reçuIl crée le dossier, enregistre les parties, la date butoir et les conditions suspensives, et lance la liste des pièces à demander à chacun, vendeur, acquéreur et agence.
Réclamer les pièces aux clientsIl écrit au vendeur et à l'acquéreur ce qui manque, titre de propriété, diagnostics, pièces d'identité, état civil, en expliquant pourquoi chaque pièce est nécessaire.
Expliquer où en sont les formalitésQuand un client s'impatiente, il lui dit par écrit ce qui est arrivé, ce qu'on attend encore, par exemple la réponse à la purge du droit de préemption, et de qui cela dépend.
Annoncer un report avant qu'il ne surprenneDès qu'une pièce manquante menace la date de signature, il prépare pour le notaire un message aux parties et à l'agence qui donne la raison et une nouvelle date réaliste.
Transmettre le décompte avant la signatureIl prépare l'envoi du décompte de fonds établi par la comptabilité aux parties, quelques jours avant l'acte authentique, avec le montant à virer et les consignes de virement vérifiées.

Sur le terrain

Un acquéreur qui veut signer avant la fin du mois

Un acquéreur écrit que sa banque lui a accordé un taux valable jusqu'à la fin du mois et qu'il veut signer le 28. L'agent vérifie le dossier : l'état hypothécaire est arrivé, mais la mairie n'a pas encore répondu sur le droit de préemption et le délai court jusqu'au 3. Il prépare pour le notaire une réponse qui l'explique sans détour et suggère de demander à la banque une prolongation de son offre. Le client obtient la prolongation et signe le 6.

Une estimation de frais demandée en urgence

Un couple visite un appartement ce samedi et veut connaître les frais avant de faire une offre. L'agent prépare dans la journée une estimation à partir du prix annoncé, en distinguant ce qui revient à l'État, aux débours et à l'étude, et précise qu'elle reste indicative tant que le bien n'est pas identifié. Le notaire la relit et l'envoie. Le couple fait son offre et choisit l'étude pour le compromis.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Assistant commercial. Toute l'activité : Notariat.