Dans une étude, le courrier n'est jamais anonyme : chaque lettre, chaque pièce jointe se rattache à un dossier de vente, de succession ou de donation, et un relevé de mairie mal rangé peut retarder une signature. Le secrétaire tient ce flux pour les notaires et les clercs, organise les rendez-vous de signature dans les salles de l'étude et rédige les courriers d'accompagnement des copies d'acte authentique, sans jamais toucher au fond des actes.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rattacher chaque arrivée à son dossierIl lit l'objet de chaque courriel et de chaque pli scanné, retrouve le dossier client dans Genapi ou Kivia et y dépose la pièce, en signalant au clerc ce qui débloque ses formalités préalables.
Organiser les rendez-vous de signatureIl croise la disponibilité du notaire, de la salle et des parties, propose deux créneaux et tient compte des fins de mois où les rendez-vous de vente s'enchaînent dans la même journée.
Préparer la convocation des partiesIl rédige la lettre de convocation avec l'adresse de l'étude, l'heure, la liste des originaux à apporter et le rappel qu'une pièce d'identité en cours de validité sera demandée à chacun.
Expédier les copies une fois l'acte signéIl prépare l'envoi des copies aux parties et à la banque avec un courrier qui rappelle que la minute reste à l'étude, et soumet le pli au clerc avant qu'il ne parte.
Répondre aux questions simples des clientsIl répond par courriel aux demandes d'horaires, de documents à fournir ou d'avancement général, et transmet au clerc toute question qui touche au contenu de l'acte ou au conseil.
Tenir le point du soir des signatures du lendemainIl liste les rendez-vous du lendemain, indique pour chacun les pièces encore absentes du dossier et prévient le notaire d'une signature qui risque de ne pas pouvoir se tenir.

Sur le terrain

Une acquéreuse sans titre d'identité valide

En préparant les convocations d'une vente prévue le vendredi, le secrétaire relève dans le dossier que la carte d'identité de l'acquéreuse expire dans trois semaines mais que la copie fournie au compromis est déjà périmée côté passeport. Il lui écrit le jour même pour demander une pièce valide à apporter, en copie au clerc, et l'acquéreuse renvoie un scan du nouveau document le lendemain.

Le lundi matin d'une fin de trimestre

Quarante courriels sont arrivés pendant le week-end, dont des relevés de mairie, deux offres de prêt et un certificat d'urbanisme. Le secrétaire les répartit dans les bons dossiers avant neuf heures, prévient le clerc que l'offre attendue pour la vente Martin est arrivée et marque comme urgentes les trois pièces qui conditionnent des signatures fixées dans la semaine.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Secrétaire administratif. Toute l'activité : Notariat.