Une société d'exercice peut regrouper plusieurs offices, un siège et des bureaux annexes, chacun avec sa production d'actes et sa comptabilité clients. Les associés veulent comparer les sites et la holding des notaires suivre ses participations. Le reporting rassemble les comptes de l'office de chaque site, rapproche les refacturations entre eux, et laisse de côté les comptes clients qui ne sont jamais des ressources du groupe.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rassembler les balances de chaque officeIl récupère chaque mois la balance de la comptabilité de l'office de chaque site, dans le logiciel de l'étude, et vérifie qu'elle est arrêtée à la même date que les autres.
Exclure les comptes clients de la consolidationIl écarte des états consolidés les comptes de dossiers et les fonds de tiers, et n'en présente que le total en annexe, pour qu'aucun associé ne les lise comme une trésorerie du groupe.
Rapprocher les refacturations entre sitesQuand un clerc d'un bureau annexe rédige pour le siège ou qu'un site partage un formaliste, il vérifie que la refacturation figure des deux côtés au même montant.
Comparer la production d'actes par siteIl met en regard le nombre de minutes reçues, les émoluments et les effectifs de chaque site, avec la même définition partout, pour que la comparaison tienne.
Relancer les sites en retard de remontéeIl écrit au responsable du site dont la balance manque, en précisant ce qui bloque le reste du reporting et la date à laquelle les associés l'attendent.
Monter le dossier mensuel des associésIl assemble les états par site, le consolidé et une page de commentaires sur les écarts, prêts pour la réunion des associés, avec la trace de chaque chiffre.

Sur le terrain

Un bureau annexe qui semble très rentable

Le bureau annexe affiche un mois exceptionnel. L'agent remonte les écritures et voit que plusieurs ventes rédigées par les clercs du siège ont été facturées au nom du bureau annexe, où l'acte authentique a été signé. La refacturation du temps des clercs n'a pas été passée. Il prépare l'écriture de refacturation et la note expliquant pourquoi les deux sites changent, pour la réunion des associés.

Une consolidation qui gonfle la trésorerie

Le premier jet du consolidé, sorti automatiquement, ajoute aux disponibilités du groupe les sommes détenues pour les clients de trois sites. L'agent corrige la présentation : la trésorerie consolidée ne reprend que les comptes des offices, et les fonds détenus pour les clients figurent dans une annexe séparée, avec le rapprochement de chaque site, pour que le banquier de la holding ne se trompe pas de chiffre.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Reporting financier. Toute l'activité : Notariat.