Dans une étude de plusieurs associés, chacun entretient ses relations : un notaire connaît les agences du centre-ville, une autre les conseillers en gestion de patrimoine. Sans coordination, la même agence est invitée deux fois et reçoit deux discours sur les délais. Le coordinateur tient la liste commune des prescripteurs, répartit les contacts et veille à ce que la communication reste dans ce que la déontologie notariale permet.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Attribuer chaque prescripteur à un associéIl tient une liste unique des agences, promoteurs et cabinets en relation avec l'étude, avec l'associé ou le clerc référent, pour que chacun sache qui parle à qui.
Compléter les fiches des partenairesIl vérifie l'adresse, l'interlocuteur et le type de dossiers apportés par chaque partenaire, à partir des actes réellement signés plutôt que des souvenirs de chacun.
Préparer les invitations aux réunions d'informationIl rédige les invitations à une matinée sur la vente en copropriété ou la transmission d'entreprise, en restant dans un ton informatif et sans promesse commerciale.
Suivre qui a répondu et qui est venuIl relève les inscriptions et les présences, puis transmet à chaque associé la liste de ses contacts venus, avec les questions qu'ils ont posées.
Éviter les doublons de sollicitationAvant tout envoi, il compare les listes de chaque associé et retire les contacts déjà sollicités le mois même par un confrère de l'étude.
Faire le point chaque vendrediIl envoie aux associés un état court : nouveaux contacts, rendez-vous pris, sujets récurrents comme la durée de la publicité foncière ou les pièces de copropriété.

Sur le terrain

Une agence invitée deux fois

Deux notaires de l'étude prévoient chacun un déjeuner avec la même agence immobilière, à une semaine d'écart, avec deux discours sur les délais de signature. Le coordinateur le voit en rapprochant les agendas, prévient les deux associés et propose une seule rencontre. Il prépare pour elle une note commune sur ce que durent réellement les formalités préalables dans le secteur.

Une matinée sur les donations

L'étude organise une matinée pour des conseillers en patrimoine. Le coordinateur écrit l'invitation, suit les réponses et prépare la feuille de présence. Il rappelle aux intervenants que l'exposé reste général et que tout conseil personnel se donne en rendez-vous, au titre du devoir de conseil, à toutes les personnes concernées par l'acte. Après la matinée, il répartit les demandes de rendez-vous entre associés.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Coordinateur prospection commerciale. Toute l'activité : Notariat.