Dans une étude, les demandes arrivent par de nombreux canaux : agences immobilières qui transmettent un compromis signé, familles qui annoncent un décès, banques qui envoient une offre, particuliers qui veulent une donation. L'assistant opérations les relève, ouvre le dossier dans le logiciel notarial, attribue au bon clerc selon la nature de l'acte et suit les étapes, des formalités préalables jusqu'au retour de la publication.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Qualifier chaque nouvelle demandeIl identifie la nature de l'acte, vente, prêt, donation, succession, bail ou société, les parties, le bien et l'urgence annoncée, et l'oriente vers le clerc spécialiste de cette nature.
Ouvrir le dossier dans le logiciel notarialIl crée le dossier dans Genapi, Kivia ou l'outil de l'étude, y saisit les parties et le bien, et lance la liste type des formalités préalables correspondant à la nature de l'acte.
Faire avancer les étapes du dossierIl coche les étapes au fil des pièces reçues, état hypothécaire, urbanisme, purge, prêt, et rappelle au clerc l'étape suivante dès que la précédente est franchie.
Tenir informées les agences partenairesIl donne aux agences immobilières l'avancement du dossier en termes simples et sans détail confidentiel, ce qui leur évite d'écrire au clerc chaque semaine.
Relancer les dossiers en sommeilIl repère les dossiers dont rien n'a bougé depuis deux semaines, identifie la pièce attendue et le tiers qui la détient, et prépare la relance que le clerc valide.
Rendre le rapport d'activité de la semaineIl récapitule les dossiers ouverts et signés, ceux en attente de la publicité foncière, et ceux où le notaire doit encore recevoir les parties pour exercer son devoir de conseil.

Sur le terrain

Un compromis transmis un vendredi soir

Une agence envoie un compromis signé en fin de semaine. Le lundi matin, l'assistant ouvre le dossier, saisit les parties et le bien, l'attribue à la clerc qui traite les ventes du secteur, lance la demande d'état hypothécaire et les courriers aux communes, puis annonce à l'agence la liste des pièces attendues et le délai habituel avant de pouvoir recevoir l'acte authentique.

Un décès annoncé par courriel

Une fille écrit à l'étude que son père, client de longue date, est décédé. L'assistant ouvre un dossier de succession, retrouve les actes déjà reçus pour la famille, notamment un testament déposé et une donation entre époux, et attribue le dossier à la clerc successions. Il répond à la fille avec les premières pièces à réunir et la proposition d'un rendez-vous.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Assistant opérations. Toute l'activité : Notariat.