Au fil des années, un office accumule les comptes : le site confié à un prestataire, l'outil de lettre d'information, l'agenda en ligne, les pages des réseaux ouvertes par un clerc parti depuis, le compte du portail d'annonces du service négociation. Personne ne sait plus qui détient les codes ni ce que coûte l'ensemble. L'agent tient cet inventaire, documente qui alimente quoi et ferme les accès à chaque départ.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Recenser chaque outil de communication de l'officeIl dresse la liste des outils de communication de l'étude, avec leur usage, leur titulaire, leur date de souscription et leur coût, sans y mêler le logiciel de rédaction d'actes ni la comptabilité des fonds de tiers, qui relèvent de l'organisation de l'office.
Décrire ce qui circule d'un outil à l'autreIl écrit où arrive le formulaire du site, quelle boîte reçoit les demandes d'estimation, comment l'agenda en ligne prévient l'accueil, pour qu'une panne se retrouve en quelques minutes.
Vérifier un changement sur des données fictivesAvant de modifier un formulaire ou une liaison, il l'essaie avec un contact fictif et vérifie qu'il arrive au bon endroit, sans jamais employer les coordonnées d'un vrai client ni les pièces réunies pour des formalités préalables.
Tenir à jour qui a accès à quoiIl note pour chaque outil les personnes qui y ont accès et avec quels droits, et vérifie que les comptes principaux sont au nom de l'office et non d'un collaborateur.
Fermer les accès le jour d'un départQuand un clerc ou un négociateur quitte l'étude, il prépare la liste de ses accès, les fait retirer ou transférer le jour même et vérifie que plus aucune publication ne peut partir en son nom.
Suivre ce que coûtent les abonnementsIl rapproche chaque mois les prélèvements des outils de communication de l'inventaire, repère les abonnements oubliés et propose à l'associé ceux qu'on peut arrêter.

Sur le terrain

La page d'un clerc parti

L'agent découvre que la page de l'office sur un réseau a été ouverte par un clerc parti chez un confrère il y a deux ans, et qu'il en est toujours le seul administrateur. Il prépare pour l'associé une demande de transfert, obtient l'accord du clerc et fait passer la page au nom de l'étude. Il note dans l'inventaire le nouveau titulaire et retire l'ancien accès.

Des demandes d'estimation perdues

Le service négociation s'étonne de ne plus recevoir de demandes depuis le changement du site. L'agent suit le trajet du formulaire avec un contact fictif et découvre qu'il arrive dans la boîte d'une assistante partie. Il fait corriger la destination, vérifie à nouveau avec un contact fictif et récupère avec le prestataire les demandes reçues entre-temps, que le négociateur traite dans la journée ; l'une d'elles aboutira à un acte authentique de vente au printemps.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Assistant opérations marketing. Toute l'activité : Notariat.