Dans une étude, l'agenda des notaires est d'abord celui des signatures : rendez-vous fixés des semaines à l'avance, fins de mois saturées, salles réservées aux parties. Faire passer un entretien à un candidat demande de trouver un créneau qui ne gêne aucun acte, de prévoir le clerc référent qui présentera le service et de ne jamais installer un candidat dans une salle où des clients signent.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Trouver les créneaux libres hors des signaturesIl lit l'agenda des notaires et des clercs concernés, écarte les plages de signature et les derniers jours du mois, et propose trois créneaux réalistes au candidat.
Réserver une salle sans croiser les clientsIl réserve une salle de réunion distincte des salles de signature, pour que le candidat ne croise pas des parties à un acte ni ne voie des dossiers ouverts.
Organiser la rencontre avec le clerc référentPour un poste de clerc, il prévoit un temps avec le clerc principal du service, qui parlera des dossiers réels, et l'inscrit dans son agenda.
Envoyer le dossier du candidat à chaque intervieweurLa veille, il envoie au notaire et au clerc référent le CV, la fiche de lecture et les questions préparées, avec l'heure et la salle.
Déplacer un entretien quand une signature s'imposeQuand une signature urgente prend le créneau, il prévient le candidat par courriel le plus tôt possible et lui propose deux nouvelles dates.
Réclamer l'avis de chaque intervieweurAprès l'entretien, il demande au notaire et au clerc leur avis écrit, sur une grille commune, et relance tant que la décision n'est pas prise.

Sur le terrain

Une fin de mois impossible

Le notaire veut voir rapidement une candidate formaliste, mais la dernière semaine du mois compte une douzaine de signatures. L'agent propose plutôt le premier mardi du mois suivant, en fin de matinée, quand l'agenda se libère. Il réserve la petite salle de réunion, inscrit la comptable pour un quart d'heure, puisqu'une formaliste travaille avec elle sur les fonds de tiers à reverser, et envoie la confirmation à la candidate.

Une signature qui déborde

Le jour de l'entretien d'un clerc, une vente avec plusieurs vendeurs déborde de près d'une heure : la lecture de l'acte authentique n'en finit pas. L'agent écrit au candidat, déjà arrivé à l'accueil, pour l'avertir du retard, et propose au clerc principal de commencer seul la présentation du service. Le notaire rejoint l'entretien à la fin, après avoir signé la minute, et la rencontre a lieu sans être reportée.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Coordinateur entretiens. Toute l'activité : Notariat.