Une étude remet sans cesse les mêmes documents : déroulé d'une vente, estimation des frais d'acquisition, liste des pièces d'une succession, plaquette du service négociation. Chacun garde sa version sur son poste, et un client reçoit un jour une liste de diagnostics qui a changé depuis. L'assistant tient une seule bibliothèque, retire ce qui est périmé et prépare les dossiers des rendez-vous importants.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Gérer le fonds documentaire remis aux clientsIl range au même endroit les fiches explicatives, modèles de lettres et listes de pièces de l'étude, chacune avec sa date de mise à jour, son auteur et le notaire qui l'a validée.
Écarter les documents dépassés par un changement de règleQuand une règle fiscale ou un diagnostic change, il retrouve toutes les fiches qui en parlent, les retire de la bibliothèque et demande au notaire référent une version corrigée.
Préparer le dossier d'un premier rendez-vous importantAvant qu'un notaire reçoive un promoteur ou un chef d'entreprise, il réunit les actes déjà reçus pour lui, les sociétés liées, les échanges récents et une fiche de présentation de l'office.
Fournir les réponses aux questions qui reviennentIl répond aux clercs et négociateurs sur ce que contiennent les frais d'acquisition, ce que représente la taxe de publicité foncière ou comment se déroulent les formalités préalables, à partir des fiches validées.
Aiguiller les questions juridiques vers le bon notaireUne question sur une clause, un régime matrimonial ou une fiscalité particulière n'est jamais traitée par lui ; il la transmet au notaire compétent avec le dossier et le délai de réponse attendu.
Signaler les documents qui manquent souventIl note les demandes auxquelles aucune fiche ne répond, comme le circuit des fonds de tiers expliqué aux acquéreurs, et propose au notaire de les rédiger quand elles reviennent plusieurs fois.

Sur le terrain

Une fiche frais d'acquisition à retirer

Un négociateur s'apprête à remettre à un acquéreur une estimation des frais tirée d'une ancienne fiche. L'assistant, prévenu par le notaire qu'un taux départemental a changé, a déjà retiré cette fiche et en a mis une nouvelle en ligne, validée le matin même. Il le rappelle au négociateur avec le lien vers la bonne version. L'acquéreur reçoit un chiffre juste et n'aura pas de surprise au décompte.

Le rendez-vous avec un promoteur

Un promoteur demande à rencontrer l'associé pour lui confier un programme de vingt logements. L'assistant prépare un dossier : les deux programmes déjà signés par l'étude pour d'autres promoteurs, les délais constatés, la fiche sur le déroulé d'une vente en l'état futur d'achèvement et les questions ouvertes sur le terrain. L'associé arrive au rendez-vous avec tout sous la main.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Son métier de départ : Assistant support commercial. Toute l'activité : Notariat.