Une étude tient deux comptabilités qui ne se mélangent jamais : celle de l'office, avec ses émoluments et ses charges, et celle des clients, où chaque dossier a son compte alimenté par les fonds reçus. À la clôture, il faut que la somme des comptes clients corresponde exactement aux avoirs détenus, qu'aucun compte ne soit à découvert et que les émoluments soient rattachés au bon exercice. Le préparateur fait ce travail tout au long de l'année pour que l'inspection annuelle ne découvre rien.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Rapprocher le total des comptes clients des avoirs détenusIl vérifie chaque mois que la somme des comptes de dossiers égale les fonds de tiers figurant sur les relevés du compte de dépôt, et documente chaque écart jusqu'au centime.
Repérer tout compte client à découvertUn dossier dont le compte passe au débit signifie qu'on a payé pour lui avec l'argent d'un autre. Il le signale le jour même au comptable et au notaire, avec les mouvements qui l'expliquent.
Rattacher les émoluments à la bonne date d'acteIl vérifie que les émoluments d'un acte authentique signé le 30 sont bien comptés sur l'exercice où l'acte a été reçu, même quand le décompte n'a été soldé qu'en début d'exercice suivant.
Lister les droits et taxes encore à reverserIl dresse l'état des sommes collectées pour l'État, dont la taxe de publicité foncière et les droits d'enregistrement, qui attendent encore leur reversement à la date de clôture.
Recenser les soldes dormants des dossiers terminésIl relève les reliquats restés sur des dossiers clos depuis longtemps et prépare pour chacun la question au clerc : restituer, à qui, et avec quelle pièce.
Assembler le dossier remis au contrôle annuelIl range balances, rapprochements, états des comptes clients et justifications dans l'ordre attendu par le contrôle de la profession, avec une note sur chaque point resté ouvert.

Sur le terrain

Trois centimes qui ne collent pas

À la fin du trimestre, la somme des comptes clients dépasse de trois centimes le solde du compte de dépôt. Le comptable propose de passer l'écart en charge. L'agent refuse de clore là-dessus : il remonte les mouvements et trouve un arrondi de frais de copie imputé à deux dossiers voisins. Il prépare l'écriture de correction et la note expliquant l'écart, prête pour le contrôleur.

Une signature de fin décembre

Une vente est signée le 29 décembre, mais les fonds de la banque n'arrivent que le 3 janvier et le décompte est soldé dans la foulée. L'agent rattache les émoluments à l'exercice qui se termine, puisque l'acte a été reçu ce jour-là, et note à part que la taxe de publicité foncière perçue reste due à l'État et doit apparaître dans les sommes à reverser au bilan.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Son métier de départ : Préparateur de clôture. Toute l'activité : Notariat.