Une étude d'une certaine taille a son comité social et économique, et les grands mouvements du notariat, regroupement d'offices, création de bureaux annexes, changement d'organisation, passent par lui. Le calendrier des réunions doit tenir compte des journées où les notaires reçoivent un acte authentique après l'autre, et chaque consultation doit être préparée avec les documents que les élus attendent. L'agent prépare, convoque et suit les engagements pris.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Programmer les réunions des élusIl pose les réunions ordinaires du comité dans l'agenda du notaire qui le préside, en évitant les après-midi de signature, et réserve la salle hors de la salle des minutes.
Préparer convocations et ordres du jourIl rédige la convocation et l'ordre du jour avec le notaire président, les envoie aux élus dans le délai prévu par l'accord ou le règlement intérieur, et garde la preuve de l'envoi.
Monter le dossier d'information des élusAvant une consultation sur l'ouverture d'un bureau annexe ou un rapprochement d'offices, il réunit les documents que les associés acceptent de remettre et les envoie avec la convocation.
Faire circuler le procès-verbalIl met en forme le procès-verbal rédigé par le secrétaire du comité, le soumet aux relectures et relance les signatures jusqu'à son approbation.
Suivre les engagements pris en réunionIl tient la liste des questions des élus et des réponses promises par les associés, avec les dates, et rappelle au notaire celles qui arrivent à échéance avant la séance suivante.
Annoncer les consultations récurrentes de l'annéeIl prévient les associés des sujets qui reviennent chaque année et qui demandent des documents préparés à l'avance, pour qu'aucune réunion ne se tienne sans eux.

Sur le terrain

Un bureau annexe à présenter aux élus

Les associés veulent ouvrir un bureau dans une commune voisine et y affecter trois collaborateurs. L'agent leur rappelle que les élus doivent être consultés avant toute décision définitive, prépare un ordre du jour, réunit le projet d'organisation, le planning d'ouverture et la façon dont les fonds de tiers seront suivis depuis l'annexe, et propose une date de réunion hors des fins de mois. La consultation a lieu dans les temps et le procès-verbal est signé dix jours plus tard.

Une question des élus restée sans réponse

En réunion, les élus avaient demandé comment seraient réparties les permanences de signature du samedi matin. Trois semaines plus tard, l'agent constate que rien n'a été rédigé et que la prochaine séance approche. Il rappelle au notaire président la question exacte, propose un projet de réponse à partir du planning existant, et la réponse validée est envoyée aux élus avant la convocation suivante.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Assistant relations sociales. Toute l'activité : Notariat.