Dans une étude, un prestataire défaillant ne se voit pas tout de suite : il se voit le jour où la signature recule parce que le plan de division n'est pas arrivé, ou parce que l'informatique tombe un 30 juin à dix heures. L'analyste tient la mémoire de ces incidents, mesure les délais tenus et non tenus, et prépare pour le notaire des revues factuelles plutôt que des impressions laissées par un seul mauvais souvenir.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Relever les délais promis et les délais tenusPour chaque commande liée à un dossier, il note la date promise et la date de réception réelle de la pièce, et calcule par prestataire la part livrée à temps sur l'année.
Consigner chaque incident et sa conséquenceIl tient un registre des traductions erronées, des plis égarés, des pannes de signature électronique, avec le dossier concerné et l'effet constaté : signature reportée, acte authentique à reprendre, client mécontent.
Séparer le retard du prestataire de celui des tiersQuand une signature recule, il vérifie si le retard vient du prestataire ou d'ailleurs, par exemple de la purge du droit de préemption ou d'une pièce de mairie, pour ne pas reprocher à un géomètre ce qui ne dépend pas de lui.
Mesurer la dépendance à un seul fournisseurIl identifie les besoins pour lesquels l'étude n'a qu'un recours, comme l'hébergement du logiciel ou un seul traducteur d'anglais, et estime ce qu'une défaillance coûterait un jour de fin de mois.
Préparer la revue annuelle de chaque prestataireAvant le rendez-vous avec un prestataire important, il rassemble les chiffres, les incidents et les points positifs, et propose au notaire deux ou trois demandes précises à formuler.
Alerter avant une période de signaturesÀ l'approche des fins de trimestre, il signale les prestataires dont les délais se dégradent et les dossiers dont les formalités préalables dépendent encore d'eux, pour que les clercs anticipent.

Sur le terrain

Un hébergeur fragile un jour de signatures

Le registre montre trois interruptions du logiciel hébergé en six mois, dont deux un dernier jour de mois. L'assistant compte les signatures concernées et le temps perdu, puis prépare pour le notaire une revue avec l'éditeur : engagement de disponibilité, procédure d'urgence, solution de repli pour signer sur papier. L'éditeur s'engage par écrit sur un délai de rétablissement, ajouté au contrat.

Un géomètre accusé à tort

Les clercs reprochent à un géomètre plusieurs signatures reportées. L'assistant reprend les six dossiers : dans quatre d'entre eux, le plan était arrivé à temps et c'est la réponse de la commune sur la préemption qui manquait. Les deux autres retards sont bien imputables au géomètre. Il présente ce constat au notaire, qui garde le prestataire en lui demandant un engagement de délai sur les divisions.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.

Son métier de départ : Analyste fournisseurs. Toute l'activité : Notariat.