On n'achète pas un logiciel de rédaction d'actes comme des enveloppes. Le premier marché compte quelques éditeurs spécialisés et un coût de sortie élevé ; la documentation juridique repose sur peu de bases de référence ; l'archivage est local et dépend de la proximité ; la traduction est éclatée entre indépendants. L'assistant décrit chaque marché, mesure le poids de la famille pour l'office et propose au notaire une stratégie qui tient compte de ce qu'il peut vraiment changer.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Dresser le portrait du marché des logiciels notariauxIl recense les éditeurs actifs auprès des études, comme Genapi, Kivia, Foxnot ou Notarly, leur couverture fonctionnelle déclarée et leur mode de vente, en citant les sources et sans prêter à l'un des qualités non vérifiées.
Peser chaque famille dans les charges de l'officeIl calcule la part de chaque famille dans les charges de l'étude, son évolution sur trois ans et le nombre de personnes concernées, pour savoir où l'effort vaut la peine.
Questionner le besoin avant le fournisseurIl vérifie avec les utilisateurs si chaque abonnement ou module sert : une base de documentation consultée par un seul associé, un module de publicité foncière doublonné avec le logiciel principal.
Évaluer ce que coûterait de partirPour le logiciel et l'archivage, il estime le coût de sortie : reprise des données et des trames, formation, déménagement et inventaire des boîtes, accès garanti à chaque minute pendant la transition.
Proposer la stratégie d'achat de la familleIl propose selon le marché : renégocier en gardant le logiciel quand le coût de sortie est trop lourd, mettre en concurrence l'archivage local, référencer plusieurs traducteurs sur des grilles.
Suivre l'avancement du plan de familleIl suit chaque action décidée, échéance par échéance, et rend compte au notaire de ce qui a été fait, de ce qui a glissé et du gain mesuré, y compris sur le temps de rapprochement des fonds de tiers.

Sur le terrain

Faut-il changer de logiciel d'actes ?

Les associés envisagent de changer de logiciel à l'échéance du contrat. L'assistant décrit le marché, chiffre le coût de sortie, reprise de milliers de trames et formation de douze personnes, et le compare à ce qu'un concurrent pourrait faire gagner. Il recommande de renégocier avec l'éditeur actuel en s'appuyant sur une offre concurrente réelle, et de ne changer que si la renégociation échoue. Les associés retiennent cette voie.

La traduction, une famille éclatée

L'étude commande chaque année des dizaines de traductions à une quinzaine d'indépendants, sans tarif convenu. L'assistant classe les besoins par langue : l'anglais, l'espagnol, le portugais et l'arabe couvrent l'essentiel. Il propose de référencer deux traducteurs assermentés par langue fréquente, sur une grille à la page avec délai garanti avant tout acte authentique, et de garder les langues rares au cas par cas.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Assistant acheteur famille. Toute l'activité : Notariat.