Dans un office, une vente traverse plusieurs mains : le négociateur ou l'agence qui apporte le compromis, le clerc qui réunit les pièces, le formaliste, le comptable qui établit le décompte, le notaire qui signe. Si le circuit n'est écrit nulle part, chacun croit que l'autre a demandé l'état hypothécaire. L'agent tient ce circuit, la répartition des dossiers et les règles de rémunération du service négociation, et chaque changement passe par l'associé.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Écrire le circuit d'une vente étape par étapeIl rédige qui fait quoi entre la réception du compromis et la publicité foncière : ouverture du dossier, demandes de pièces, purge, appel des fonds, décompte, signature, formalités postérieures, avec le délai visé pour chaque étape.
Contrôler la répartition des dossiers entre clercsIl vérifie que chaque dossier a un clerc référent, que la répartition par type d'acte ou par apporteur est respectée et qu'aucun clerc ne porte deux fois plus de dossiers en cours que ses collègues.
Préparer les réaffectations lors d'un départ ou d'un congéQuand un clerc part ou s'absente longtemps, il prépare la liste de ses dossiers, leur état et une proposition de réaffectation que l'associé valide, puis rédige le message aux clients concernés.
Calculer la part variable des négociateursIl calcule la rémunération variable de chaque négociateur à partir des ventes signées et des honoraires de négociation encaissés, selon les règles écrites de l'office, et fait valider le calcul avant la paie.
Signaler les règles qui se lisent de deux façonsQuand une vente apportée par deux négociateurs ou annulée après le compromis donne lieu à des lectures différentes du plan de rémunération, il le signale à l'associé avec les deux lectures.
Produire l'état mensuel des ventes en coursIl remet à l'associé le nombre de dossiers de vente en cours, ceux bloqués aux formalités préalables, les signatures prévues en fin de mois et les droits, dont la taxe de publicité foncière, à reverser.

Sur le terrain

Un état hypothécaire que personne n'avait demandé

Une vente arrive à huit jours de sa signature et l'état hypothécaire n'a jamais été demandé : le clerc croyait que le formaliste s'en chargeait, et l'inverse. L'agent, qui suit chaque dossier contre le circuit écrit, le voit et alerte les deux. La demande part le jour même. Il ajoute ensuite au circuit une ligne qui nomme le responsable de cette demande, validée par l'associé.

Une vente apportée par deux négociateurs

Une maison a été rentrée par une négociatrice et vendue par son collègue à un acquéreur qu'il suivait. Le plan de rémunération ne dit pas comment partager. L'agent prépare les deux calculs possibles, les présente à l'associé et consigne la règle qu'il retient. Le mois suivant, un cas semblable se règle sans discussion.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Son métier de départ : Responsable administration des ventes. Toute l'activité : Notariat.