Dans une étude, une erreur comptable n'est pas qu'une erreur : un prix versé sur le mauvais compte de dossier, des droits restés trop longtemps sans être reversés ou un émolument encaissé avant la signature sont autant de signaux que l'inspection relève. L'analyste regarde les écritures au fil de l'eau, compare les dossiers entre eux et pose la question au clerc ou au comptable tant que les faits sont frais.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Repérer les fonds restés trop longtemps sur un dossierIl relève les dossiers dont les fonds de tiers stationnent bien au-delà de la signature et demande au clerc ce qui bloque : publicité foncière en attente, mainlevée, désaccord entre héritiers.
Comparer les émoluments aux actes reçusIl rapproche les émoluments comptabilisés de la liste des minutes du mois, et signale l'acte reçu sans facturation ou la facture sans acte correspondant.
Relever les virements sortants inhabituelsUn paiement vers un bénéficiaire qui n'est ni partie à l'acte ni créancier connu du dossier est relevé et soumis au comptable avec la pièce qui l'autorise, ou son absence.
Suivre les écarts entre provision et frais réelsIl compare la provision versée par le client aux frais finalement engagés, et liste les dossiers où la différence est grande, dans un sens ou dans l'autre.
Tenir le registre des explications reçuesChaque anomalie expliquée est notée avec la réponse et la pièce, pour que la même question ne soit pas reposée à l'inspection ni d'un mois sur l'autre.
Rendre au notaire l'analyse comptable du moisIl remet chaque mois les points relevés, ceux qui sont expliqués, ceux qui restent ouverts et ce qu'il propose pour chacun, en une note courte classée par gravité.

Sur le terrain

Un prix de vente qui stationne

Le prix d'une vente signée il y a deux mois est toujours sur le compte du dossier. L'agent interroge le clerc, qui explique qu'une hypothèque ancienne n'a pas encore reçu sa mainlevée et que la banque du vendeur tarde à fournir son décompte. Il note l'explication, propose une relance écrite à la banque et prévient que, sans réponse, le vendeur doit être informé du retard au titre du devoir de conseil.

Un acte sans facture

En rapprochant les minutes du mois et les émoluments, l'agent trouve un acte de dépôt de pièces signé sans aucune facturation. Le clerc explique que l'acte se rattache à une vente et que sa facturation a été portée sur le dossier de cette vente, sous une autre référence. L'agent demande qu'un renvoi soit noté sur les deux dossiers, pour qu'à l'inspection l'absence d'émolument sur ce dépôt ne passe pas pour un oubli.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Analyste comptable. Toute l'activité : Notariat.