Les associés veulent connaître les signatures du mois et les émoluments qui en découlent, mais un dossier noté « prêt à signer » par un clerc peut encore attendre une réponse de la mairie ou l'offre de la banque. Sans définition commune des étapes, le prévisionnel de l'étude est faux chaque fin de mois. L'agent fixe ces étapes avec les notaires, contrôle que chaque dossier est bien placé et explique les écarts.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Écrire ce que veut dire chaque étape d'un dossierIl rédige avec les notaires la définition de chaque étape : compromis reçu, formalités préalables lancées, purge du droit de préemption faite, offre de prêt reçue, date fixée, acte signé, publié.
Contrôler que chaque dossier est à sa vraie étapeIl compare l'étape indiquée par le clerc aux pièces présentes dans le logiciel, et signale un dossier marqué prêt alors que la réponse de la commune ou l'offre de prêt manque.
Repérer les dossiers immobilesIl signale les dossiers ouverts depuis longtemps sans mouvement, compromis caduc, condition suspensive non levée, vendeur injoignable, pour que le notaire décide de les relancer ou de les clore.
Prévoir les signatures du moisIl établit la liste des actes qui peuvent raisonnablement être signés dans le mois, avec leur montant d'émoluments estimé, et la présente aux associés en distinguant le certain du probable.
Suivre les dossiers après signatureIl tient aussi l'étape qui suit l'acte authentique : envoi à la publicité foncière, retour de l'acte publié, remise des copies, pour qu'un dossier ne reste pas ouvert des mois.
Expliquer l'écart entre prévu et signéEn fin de mois, il compare les signatures prévues aux signatures faites et donne pour chaque écart la raison, offre de prêt tardive, pièce manquante, report demandé par une partie.

Sur le terrain

Huit dossiers notés prêts, trois vraiment prêts

Le prévisionnel de juin annonçait huit ventes à signer la dernière semaine. En contrôlant les pièces, l'agent constate que cinq dossiers attendent encore soit l'offre de la banque, soit la réponse de la mairie. Il les replace à leur vraie étape et envoie aux associés un prévisionnel corrigé : trois signatures certaines, trois probables, deux reportées en juillet. Les associés ajustent les rendez-vous et aucun client n'est convoqué pour rien.

Des actes signés jamais revenus publiés

En suivant les dossiers après signature, l'agent trouve onze ventes signées depuis plus de quatre mois dont l'acte publié n'est pas revenu du service de publicité foncière. Il dresse la liste avec la date d'envoi de chacune et la remet au formaliste. Deux dossiers avaient fait l'objet d'un rejet resté sans suite ; ils sont corrigés et renvoyés, et l'agent ajoute un contrôle mensuel à son tableau.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Assistant administration des ventes. Toute l'activité : Notariat.