Une étude qui demande « un devis pour la numérisation de nos archives » reçoit des réponses à la page, au carton, au mètre linéaire, avec ou sans indexation, sur place ou à l'extérieur. Rien n'est comparable. Le demandeur de devis écrit la consultation comme un clerc rédige un acte : quantités exactes, conditions, contraintes de confidentialité et date de réponse, pour que le notaire puisse choisir sans deviner.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Décrire la prestation en quantités mesuréesAvant d'écrire, il fait mesurer ce qui doit l'être : nombre de registres de minutes, années concernées, format des pages, état de conservation, pour que chaque prestataire chiffre la même chose.
Fixer les exigences de confidentialitéIl inscrit dans la demande que les documents ne quittent pas l'étude, que le personnel du prestataire signe un engagement de confidentialité et que les fichiers produits restent la propriété de l'office.
Adresser la demande aux mêmes conditions à tousIl envoie la consultation par courriel aux prestataires retenus avec la même date limite et le même modèle de réponse, et transmet à tous la réponse donnée à la question de l'un d'eux.
Organiser la visite des locaux par les candidatsPour des travaux ou une installation de visioconférence dans la salle de signature, il propose des créneaux de visite en dehors des rendez-vous de signature et des journées où les clercs bouclent les formalités préalables, et note les contraintes relevées par chacun.
Contrôler que chaque devis répond à toutÀ réception, il vérifie que le devis couvre toutes les lignes demandées, mentionne la durée de validité et les exclusions, et demande un complément écrit plutôt que d'interpréter un oubli.
Classer la consultation pour la décisionIl range demande, questions, réponses et devis dans un dossier unique, daté, que le notaire consulte pour décider, et qui servira de référence lors de la prochaine consultation.

Sur le terrain

Équiper la salle pour signer à distance

L'étude veut une salle adaptée aux signatures avec un notaire distant, de plus en plus fréquentes. L'assistant écrit une demande qui précise la taille de la pièce, le nombre de participants, l'écran, la caméra, le micro et la liaison au poste qui porte la signature d'acte authentique, avec une installation hors fin de mois. Les trois devis reçus couvrent enfin le même périmètre, et l'un d'eux signale une prise réseau manquante que les autres avaient ignorée.

Des devis d'archivage qui parlaient d'autre chose

Une première consultation, lancée sans cahier des charges, avait reçu des devis de garde-meubles. L'assistant reprend tout : nombre de mètres linéaires de dossiers clos, fréquence de consultation, délai de restitution exigé, conditions de destruction certifiée. Il exclut la minute, qui reste à l'étude, et réécrit la demande. Les quatre réponses suivantes sont comparables ligne à ligne.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Demandeur de devis. Toute l'activité : Notariat.