Une étude signe elle-même des contrats qui se renouvellent : logiciel de rédaction d'actes, bases documentaires, maintenance du parc, location des locaux. Elle conserve aussi, dans ses minutes, des baux commerciaux, des promesses et des conventions dont l'échéance intéresse ses clients. Personne n'a le temps de surveiller ces dates. Le chargé des renouvellements les extrait, prévient à temps et prépare la décision, que prend toujours le notaire.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Recenser les contrats de fonctionnement de l'officeIl dresse la liste des abonnements de l'étude, logiciel d'actes comme Genapi ou Kivia, base juridique Lexis 360, téléphonie, copieurs, avec la date d'échéance, le préavis et le montant annuel de chacun.
Relever les échéances dans les baux reçus par l'étudeÀ partir des baux commerciaux et professionnels reçus par acte authentique, il note les dates de fin de période et de congé utiles, pour que le notaire puisse alerter le bailleur ou le preneur qui l'a mandaté.
Lire les conditions de reconduction avant chaque échéanceAvant qu'un contrat de l'office ne se reconduise, il relit sa clause de durée et de résiliation, repère une hausse de prix annoncée ou une modification de périmètre, et résume ce qui change en une page.
Préparer les alertes destinées aux clientsIl rédige pour le notaire un projet de lettre rappelant au client l'échéance de son bail ou de sa promesse, ce qu'elle déclenche et l'intérêt d'un rendez-vous, au titre de son devoir de conseil. Le notaire relit, complète et signe.
Comparer avant de laisser un contrat se reconduirePour un contrat de l'office qui arrive à terme, il rassemble les factures de l'année, l'usage réel et les offres reçues, pour que l'associé décide de renouveler, renégocier ou résilier en connaissance de cause.
Tenir l'état mensuel des échéancesIl remet chaque mois au notaire les échéances des trois prochains mois, contrats de l'étude et actes des clients séparés, avec ce qui a été fait et ce qui attend une décision.

Sur le terrain

Un bail commercial oublié par son bailleur

En relisant les baux reçus par l'étude il y a plusieurs années, l'agent repère qu'un bail commercial d'un client arrive bientôt à la date où un congé peut être délivré. Il prépare une note pour le notaire avec les références de la minute, la date et les options du bailleur. Le notaire adresse un courrier de conseil à son client, qui prend rendez-vous pour décider de la suite.

Le logiciel d'actes qui allait se reconduire

Le contrat du logiciel de rédaction d'actes se reconduit pour plusieurs années avec un nouveau tarif. L'agent relève la date limite de résiliation, rapproche le prix des postes réellement utilisés et constate que deux licences ne servent plus depuis le départ de deux clercs. Il remet un résumé à l'associé, qui obtient leur retrait avant la reconduction.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Chargé des renouvellements de contrats. Toute l'activité : Notariat.