Un dossier notarial avance au rythme de la pièce la plus lente : un extrait d'acte de mariage qui tarde, une réponse de mairie, un état hypothécaire à mettre à jour. Le clerc rédige, mais il faut que quelqu'un sache à tout moment ce qui manque et à qui le demander. Le gestionnaire de dossiers vérifie la complétude au regard de la nature de l'acte, réclame ce qui manque et prévient avant que la date de signature ne soit compromise.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Dresser la liste des pièces propre à l'actePour une donation, une vente en copropriété ou une succession avec testament, il établit la liste des pièces attendues selon la nature de l'acte et la situation des parties.
Contrôler les pièces de chaque dossier actifIl compare ce qui est arrivé à la liste et vérifie les dates : un extrait d'état civil ancien ou un diagnostic périmé compte comme une pièce manquante pour la signature.
Réclamer à chacun ce qu'il détientIl écrit à la famille pour l'état civil, au syndic pour l'état daté, à la banque pour l'offre et à la commune pour l'urbanisme, chaque demande précisant la pièce exacte et son usage. C'est là que se jouent les formalités préalables.
Prévenir que la date de signature vacilleQuand une pièce indispensable à l'acte authentique n'est toujours pas là à dix jours de la date fixée, il alerte le clerc avec la pièce en cause et la personne qui la détient.
Préparer les éléments du décompteIl réunit pour le clerc le prix, les frais, la taxe de publicité foncière et les sommes à rembourser aux créanciers, afin que le décompte remis aux parties soit complet.
Envoyer les synthèses d'étape aux partiesIl rédige pour le clerc les courriers qui expliquent où en est le dossier et ce qui reste, et rappelle que le notaire reverra l'ensemble avec les parties au titre de son devoir de conseil.

Sur le terrain

Une donation-partage sans les accords de tous

Des parents préparent une donation-partage à leurs trois enfants. Le gestionnaire constate que le dossier contient l'évaluation des biens et l'état civil des parents, mais pas celui des enfants ni le régime matrimonial de deux d'entre eux. Il leur écrit séparément, en précisant à chacun les pièces qui le concernent, et signale au clerc qu'une date de signature ne peut être fixée avant ces retours.

Une vente bloquée par un état daté

À douze jours de la signature d'un appartement, le syndic n'a toujours pas envoyé l'état daté. Le gestionnaire le relance par courriel avec la référence du lot, prévient le clerc et l'acquéreur qu'en l'absence de ce document les charges ne pourront pas être réparties dans l'acte. L'état daté arrive trois jours plus tard, et la date est tenue.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.

Son métier de départ : Gestionnaire de dossiers. Toute l'activité : Notariat.