Les associés d'une étude regardent le personnel à travers quelques chiffres : effectif par service, clercs en arrêt, recrutements en cours, coût du personnel. Les sources sont éparses, paie, fichier du personnel, planning des congés, et les états obligatoires ont leurs dates. L'agent vérifie que tout est à jour avant de calculer, et décline les états selon ce que chacun a le droit de voir.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

S'assurer que les sources sont à jourAvant chaque état, il vérifie que la paie du mois est close, que les absences sont saisies et que les entrées et sorties figurent au fichier du personnel, et réclame ce qui manque.
Tenir l'agenda des états à produireIl note les dates de chaque état dû, tableau des associés, états pour la caisse de la profession, données demandées par la chambre, et prévient avant chaque échéance.
Construire le tableau mensuel des associésIl présente l'effectif par service, immobilier, famille, entreprise, accueil et comptabilité des fonds de tiers, les absences, les recrutements et la charge en dossiers dont l'acte authentique est fixé dans le mois, sur une page lisible en réunion.
Produire la vue par notaire encadrantIl prépare pour chaque notaire un état limité à son équipe, sans les données des autres services, pour qu'il voie ses absences et ses entretiens à mener.
Commenter les variations du moisIl accompagne chaque état d'une ou deux phrases expliquant ce qui a bougé, un arrêt long, un renfort pour la fin de trimestre, un départ, pour éviter les lectures fausses.
Conserver l'historique des états remisIl archive chaque état envoyé avec sa date et ses sources, pour pouvoir le reproduire à l'identique si un associé ou un contrôle le redemande des mois plus tard.

Sur le terrain

Un tableau prêt avant la clôture de paie

Le notaire gérant voulait le tableau de mai pour la réunion d'associés du 2 juin, alors que la paie de mai se clôt le 3. L'agent prépare le tableau avec les effectifs et absences connus, indique en tête que le coût du personnel est celui d'avril, et envoie la version complète le 4. Les associés décident sur des chiffres signalés comme provisoires, et non sur des chiffres faux.

Un service immobilier qui paraît en sureffectif

Le tableau de mars montrait sept personnes au service immobilier contre cinq habituellement. L'agent vérifie avant d'envoyer : deux renforts temporaires ont été pris pour les formalités préalables de la fin de trimestre et partent le 15 avril. Il l'écrit dans le commentaire du tableau et ajoute une ligne distinguant les renforts, pour que la lecture soit juste le mois suivant aussi.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Reporting RH. Toute l'activité : Notariat.