Dans une étude, le rôle de directeur financier revient souvent à un notaire associé, qui reçoit aussi des actes toute la journée. Il doit pourtant suivre la trésorerie de l'office, le prêt d'acquisition, l'entrée ou la sortie d'un associé, les rapports avec la chambre et l'inspection annuelle. L'assistant prépare ses dossiers et lui fait gagner le temps qu'il passe en rendez-vous de signature.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer chaque réunion des associésIl assemble l'ordre du jour, la situation de l'office, la production d'actes, les points de trésorerie et les décisions à prendre, et l'envoie aux associés deux jours avant.
Tenir l'échéancier des obligations de l'étudeAssemblée de la société d'exercice, inspection annuelle, cotisations de la chambre, renouvellement de l'assurance de responsabilité : il prévient le notaire avant chaque date.
Suivre l'entrée ou le départ d'un associéIl tient la liste des étapes et des pièces d'une cession de parts, valorisation, accord des associés, démarches auprès de la chancellerie, et relance chacun par courriel.
Préparer les réponses aux banques de l'étudeQuand la banque du prêt d'acquisition demande les comptes de l'office, il les rassemble et vérifie qu'aucun document ne présente les fonds de tiers comme une ressource de l'étude.
Relancer les décisions prises entre associésAprès chaque réunion, il note qui doit faire quoi et pour quand, et relance par courriel à l'échéance, en joignant le compte rendu.
Rendre au notaire associé le point de la semaineChaque fin de semaine, il résume la trésorerie, les signatures à venir, les points ouverts avec la banque et l'inspection, en une page lisible entre deux rendez-vous.

Sur le terrain

Un rendez-vous bancaire entre deux signatures

Le notaire associé a rendez-vous avec la banque du prêt d'acquisition entre deux signatures, chacune pour un acte authentique de vente. L'agent prépare la veille un dossier de trois pages : comptes de l'office, production d'actes de l'année, prévisions, et une réponse écrite à la question posée par la banque sur la baisse des ventes. Le notaire relit dans le quart d'heure dont il dispose et arrive avec ses chiffres.

Une sinistralité à expliquer à l'assureur

L'assureur de responsabilité de l'étude interroge sur une mise en cause : un acquéreur reproche à l'étude un défaut d'information sur une servitude. L'agent rassemble la minute, les échanges écrits et la note où le clerc avait exposé la servitude aux deux parties, et prépare pour le notaire une chronologie qui montre comment le devoir de conseil a été exercé. Le notaire rédige lui-même la réponse.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Assistant directeur financier. Toute l'activité : Notariat.