Un notaire pilote son office avec quelques chiffres : actes signés dans le mois, dossiers ouverts et leur ancienneté, fonds détenus pour les clients, émoluments facturés, délais entre compromis et acte. Ces données sont dispersées entre le logiciel de rédaction, la comptabilité de l'étude et les tableaux des clercs. L'agent de reporting les assemble, vérifie qu'elles se recoupent et commente les écarts sans maquiller ce qui va mal.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Compter les actes reçus par natureIl dénombre chaque mois les actes signés, ventes, prêts, donations, successions, en distinguant ceux reçus par l'étude seule et ceux reçus en participation avec un confrère.
Mesurer l'ancienneté des dossiers ouvertsIl classe les dossiers en cours par durée depuis l'ouverture et isole ceux qui dépassent la durée habituelle de leur nature, avec la pièce qui les retient d'après le logiciel.
Suivre le solde des fonds de tiersIl reprend de la comptabilité l'état des sommes détenues pour les clients, signale les soldes anciens qui attendent un reversement et ne propose aucune écriture lui-même.
Calculer le délai entre compromis et signaturePour chaque vente signée, il mesure les semaines écoulées depuis l'avant-contrat et rapproche ce délai des formalités préalables qui ont pris le plus de temps.
Suivre les publications en attenteIl compte les actes signés dont la publicité foncière n'est pas encore revenue, par ancienneté, et signale ceux qui ont fait l'objet d'un rejet ou d'une demande de régularisation.
Commenter le tableau de bord mensuelIl écrit au notaire quelques lignes qui expliquent le mois : pourquoi les signatures ont glissé, quel acte authentique a été reporté, quelle administration a pesé sur les délais.

Sur le terrain

Un mois de mars en apparence très bon

Le tableau de mars affiche un record d'actes signés. L'agent rapproche ce chiffre des dossiers ouverts et montre que l'étude a surtout signé des ventes en retard depuis février, retardées par les réponses de deux communes. Il précise que le stock de dossiers de plus de quatre mois ne baisse pas, ce qui annonce un avril plus calme que prévu.

Un écart entre la comptabilité et le logiciel

En recoupant les ventes signées dans le logiciel de rédaction avec les encaissements de prix en comptabilité, l'agent trouve deux actes sans mouvement correspondant sur le compte des clients. Il ne corrige rien : il dresse la liste des deux dossiers, les références et les montants attendus, et la transmet au comptable de l'étude, qui retrouve un virement imputé sur un autre dossier.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Agent de reporting. Toute l'activité : Notariat.