Dans un office, chacun compte à sa façon : le site compte des formulaires, l'accueil des rendez-vous, le logiciel d'actes des dossiers et la comptabilité des actes signés. Le notaire veut savoir d'où viennent ses clients et combien de temps il faut entre le premier contact et la signature. Sur de petits volumes, trois dossiers de plus suffisent à faire croire à une tendance. L'agent écrit les définitions, choisit la source de référence et dit toujours le nombre derrière le pourcentage.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Définir par écrit chaque indicateur de l'officeIl écrit ce que veut dire un nouveau client, un dossier ouvert, un acte authentique signé ou un apporteur, et quelle source fait foi pour chacun, logiciel d'actes, agenda ou comptabilité.
Réunir chaque mois les chiffres des différentes sourcesIl collecte les demandes du site, les rendez-vous de l'accueil, les dossiers ouverts dans Genapi ou Kivia et les actes signés, et les range selon les définitions validées par le notaire.
Expliquer pourquoi deux chiffres ne coïncident pasQuand le site annonce trente demandes et le logiciel douze dossiers, il retrouve où se perd la différence : doublons, demandes hors champ, rendez-vous sans suite, et l'écrit en clair.
Montrer le nombre réel sous chaque tauxIl n'écrit jamais qu'une source a progressé de cinquante pour cent sans dire qu'on est passé de deux à trois dossiers, pour que le notaire ne décide pas sur un bruit statistique.
Tenir compte des fins de mois et des saisonsIl rappelle que les signatures se concentrent en fin de mois et de trimestre, que les successions suivent leur propre calendrier, et compare chaque mois au même mois de l'année précédente.
Mesurer le délai entre premier contact et publicité foncièreIl suit, par type d'acte, le temps qui sépare la première demande de la signature, puis de la publicité foncière, et isole la part des formalités préalables qui dépend de tiers.

Sur le terrain

Une agence qui semblait décrocher

Le notaire s'inquiète : les compromis d'une agence partenaire auraient chuté de moitié. L'agent vérifie et constate qu'on est passé de quatre à deux sur un trimestre, et que l'agence a changé de nom de société, si bien que le logiciel range ses dossiers sous un autre apporteur. Une fois les deux réunis, le volume est stable. Il corrige la définition d'apporteur pour que ce cas ne se reproduise pas.

Le délai que les clients reprochent

Plusieurs avis reprochent à l'étude des ventes trop longues. L'agent mesure le délai réel sur l'année, vente par vente, et montre que la plus grande part du temps se passe à attendre l'état hypothécaire, les pièces d'urbanisme et la réponse de préemption. Il remet le chiffre au notaire, qui décide d'expliquer ces étapes dès la réception du compromis.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Analyste marketing. Toute l'activité : Notariat.