Une étude compte ses dossiers dans le logiciel de rédaction, ses rendez-vous dans l'agenda, ses visites de site dans un outil d'audience et ses demandes par courriel ailleurs encore. Additionnés sans précaution, ces chiffres racontent n'importe quoi : un même client compte trois fois, une succession ouverte il y a deux ans paraît nouvelle. L'assistant rapproche ces sources, écrit ses règles de calcul et livre au notaire un état mensuel qu'il peut croire.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Relier dossiers, rendez-vous et demandes entrantesIl rapproche les fiches clients du logiciel de l'étude, les rendez-vous de l'agenda et les demandes reçues par le site, avec une règle écrite pour reconnaître une même famille ou un même couple derrière plusieurs entrées.
Mesurer le délai du compromis à la signaturePour chaque vente signée, il calcule le délai réel entre le compromis et l'acte authentique et le décompose par étape : formalités préalables, purge du droit de préemption, offre de prêt, pour que l'étude voie ce qui dépend d'elle et ce qui n'en dépend pas.
Suivre l'origine des dossiers par prescripteurIl compte chaque mois les dossiers apportés par les agences, les banques, les anciens clients et le site, en ne retenant qu'une origine par dossier, celle notée à l'ouverture, pour éviter qu'un même client soit attribué deux fois.
Écarter les chiffres qui touchent aux comptes clientsIl n'intègre aucun montant de fonds de tiers au tableau de bord marketing : ces sommes relèvent de la comptabilité de l'office et de ses contrôles, et les mêler à des indicateurs commerciaux serait source d'erreur et de confusion.
Prévenir quand un mois est trop maigre pour conclureQuand un indicateur repose sur cinq dossiers, il l'écrit à côté du chiffre : une hausse de 40 % sur si peu de cas ne dit rien, et un notaire qui la lirait seule pourrait réorganiser l'étude sur un hasard.
Noter tout changement de calcul d'un mois à l'autreSi l'étude change de logiciel d'agenda ou commence à compter les signatures à distance à part, il le note en tête du tableau et recalcule les mois précédents quand c'est possible, pour que la courbe ne mente pas.

Sur le terrain

Des « nouveaux clients » qui étaient d'anciens dossiers

Le tableau du trimestre affichait une forte hausse des nouveaux clients. En rapprochant les fiches, l'assistant constate que la migration vers Kivia a recréé une partie des fiches de successions anciennes avec une date d'ouverture récente. Il corrige le calcul en retenant la date du premier acte, explique l'écart en une note d'une page et prévient que la hausse réelle est de quelques dossiers seulement.

Un délai moyen qui cachait deux réalités

Le notaire s'inquiète d'un délai moyen de signature en hausse. L'assistant sépare les ventes en lotissement, où la purge du droit de préemption est longue dans une commune voisine, des ventes en centre-ville. Le délai n'a pas bougé pour les secondes ; il a doublé pour les premières, à cause d'une seule mairie. Le notaire peut en parler à la mairie plutôt que de presser ses clercs.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Chargé de tableaux de bord marketing. Toute l'activité : Notariat.