Un office achète rarement des marchandises à l'étranger, mais ses dossiers traversent souvent les frontières : un héritier installé au Canada, un vendeur qui signe sa procuration à Lisbonne, un acte de naissance marocain à traduire, un correspondant qui facture en francs suisses. Chaque fois, un délai et un coût s'ajoutent, que les familles n'imaginent pas. L'assistant chiffre, organise et suit ces achats pour que la signature ne recule pas.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Organiser l'aller-retour des procurationsPour une partie à l'étranger, il prépare l'envoi de la procuration par transporteur avec suivi, indique les formalités de légalisation ou d'apostille que le notaire a demandées et calcule la date de retour nécessaire.
Chiffrer le coût complet d'une pièce étrangèrePour un état civil étranger, il additionne la délivrance, l'apostille ou la légalisation, la traduction et l'envoi, pour que le clerc porte au décompte le coût réel et non la seule traduction.
Régler les honoraires des correspondants étrangersIl rapproche la facture d'un notaire ou d'un avocat étranger de la mission convenue, la convertit au cours du jour, et la fait régler par la comptabilité au bon compte, office ou dossier, jamais en puisant dans les fonds de tiers d'un autre client.
Suivre les délais réels selon les paysIl tient pour chaque pays fréquent le délai constaté d'obtention d'une pièce et d'aller-retour d'une procuration, pour que l'étude annonce aux parties des formalités préalables réalistes.
Vérifier les documents arrivés de l'étrangerÀ réception, il contrôle que la pièce porte l'apostille ou la légalisation demandée, que la traduction est complète et que les noms concordent avec l'acte authentique en préparation, et signale tout écart au clerc.
Suivre chaque envoi jusqu'à destinationIl suit les plis internationaux, relance le transporteur en cas de blocage en douane d'un dossier papier et prévient le clerc dès qu'un retour risque de manquer la date, sans jamais envoyer une minute, qui ne quitte pas l'étude.

Sur le terrain

Une procuration attendue de Montréal

Un héritier installé à Montréal doit signer une procuration pour une vente prévue dans cinq semaines. L'assistant prépare l'envoi avec suivi, joint la note du notaire sur la forme attendue de la signature devant un officier public local, et calcule qu'il faut un retour au plus tard dix jours avant la date. Le pli revient en trois semaines, conforme, et la vente est signée comme prévu, la procuration annexée.

Un correspondant suisse payé en francs

Un notaire genevois a établi un certificat pour une succession et facture en francs suisses. L'assistant rapproche la facture de la mission convenue par courriel, la convertit au cours du jour de règlement et vérifie avec le comptable qu'elle sera prélevée sur la provision versée par les héritiers pour ce dossier. Le notaire valide le paiement, et le coût réel figure au décompte de la succession.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Assistant achats internationaux. Toute l'activité : Notariat.