Un office vit de clients qui reviennent : l'agence immobilière qui apporte ses compromis, la famille dont on a réglé la succession du père et qui reviendra pour celle de la mère, le dirigeant qui cède ses parts puis achète ses murs. Entre deux dossiers, ces clients posent des questions, attendent un retour du clerc et se souviennent d'une promesse faite au rendez-vous. L'assistant tient ce fil pour le notaire, sans jamais donner lui-même un avis juridique.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tenir la fiche de chaque client récurrent de l'officeIl garde pour chaque agence, promoteur ou famille suivie la liste des dossiers ouverts et clos, le clerc référent, le notaire signataire et les dates qui reviennent, comme l'approbation des comptes d'une société cliente.
Répondre aux relances sur l'avancement d'un dossierQuand une agence demande où en est la vente de son mandant, il regarde dans le logiciel de l'étude quelles formalités préalables sont revenues et lesquelles manquent, puis rédige une réponse factuelle que le clerc relit avant envoi.
Consigner ce que le notaire a promis en rendez-vousIl relève dans le compte rendu du rendez-vous les engagements pris, un projet d'acte à adresser, une simulation de droits à chiffrer, un rappel avant une échéance fiscale, avec la date annoncée au client.
Rappeler aux clercs les retours attendus par les clientsIl signale chaque matin au clerc concerné les projets d'acte promis qui ne sont pas partis et les questions restées sans réponse depuis plusieurs jours, pour que le client n'ait pas à écrire deux fois.
Repérer les clients apporteurs qui s'éloignentIl remarque qu'une agence qui transmettait un compromis par mois n'en envoie plus depuis un trimestre, ou qu'un promoteur a confié son dernier programme ailleurs, et prépare une note pour le notaire associé.
Préparer les rendez-vous de suivi patrimonialPour les familles et dirigeants suivis, il prépare un rappel des actes déjà reçus par l'étude afin que le notaire exerce son devoir de conseil sur ce qui a changé : mariage, naissance, cession, départ à la retraite.

Sur le terrain

L'agence qui ne sait plus où en est sa vente

Une agence partenaire écrit pour la troisième fois au sujet d'une vente dont le compromis date de six semaines. L'assistant constate que l'état hypothécaire et le certificat d'urbanisme sont revenus, mais que la réponse de la commune sur la préemption manque encore. Il prépare une réponse qui le dit clairement, avec la date à laquelle le délai de la commune expire, la fait valider par le clerc et l'envoie. L'agence peut enfin rassurer son vendeur avec un fait précis.

Une promesse de rendez-vous oubliée

Lors de la signature de l'acte authentique d'achat de leur maison, un couple a demandé au notaire de revoir leur régime matrimonial. Trois mois passent. L'assistant retrouve la mention dans le compte rendu de signature, la signale au notaire et propose un courriel pour fixer un rendez-vous. Le notaire le relit, ajoute deux pièces à apporter, et le couple prend date dans la semaine.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Assistant chargé de clientèle. Toute l'activité : Notariat.