Une étude encaisse le plus souvent ses frais avant l'acte, sur la provision. Restent des impayés réels : actes de société facturés après coup, consultations, successions dont les héritiers tardent, dossiers abandonnés après des frais engagés. Un notaire ne relance pas comme un fournisseur ordinaire : il conserve un devoir de conseil envers ces mêmes clients. L'agent applique le protocole de l'étude, rappel, relance, puis transmission au notaire, qui seul décide d'aller plus loin.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Préparer la liste des relances du jourIl sélectionne les factures échues selon le protocole de l'étude, par ancienneté et par nature d'acte, et écarte celles dont le dossier fait l'objet d'une contestation en cours.
Rédiger des relances adaptées au clientIl écrit à une société pour un acte de cession comme à un héritier pour des frais de succession, avec le même rappel des faits mais un ton adapté à chaque situation.
Répondre aux débiteurs qui contestentIl reçoit les objections, frais jugés trop élevés, facture déjà réglée, dossier abandonné, et transmet au clerc celles qui touchent au contenu de l'acte authentique.
Consigner les promesses de paiementIl note pour chaque débiteur la date et le montant promis, par exemple après la vente d'un bien de la succession, et vérifie à la date dite que la somme est arrivée.
Proposer d'imputer sur une vente à venirQuand un héritier débiteur attend la vente d'un bien de la succession, il suggère au notaire de prévoir la retenue des frais dans le décompte, avec l'accord écrit de l'héritier.
Préparer la mise en demeure décidée par le notaireLorsque le notaire décide d'aller plus loin, il prépare la mise en demeure à partir des pièces du dossier, sans jamais l'envoyer lui-même et sans rien prélever sur des fonds de tiers.

Sur le terrain

Une SARL qui ne règle pas sa cession de parts

Une société cliente a fait recevoir une cession de parts il y a trois mois et n'a pas réglé la facture. L'agent envoie un premier rappel avec la facture et la date de l'acte, puis une relance un mois plus tard. Sans réponse, il remet au notaire un état du dossier ; celui-ci écrit lui-même au gérant, avec qui l'étude traite d'autres affaires.

Un héritier qui attend la vente de la maison

Un héritier n'a pas réglé sa part des frais de la déclaration de succession et explique qu'il paiera à la vente de la maison familiale, prévue dans quatre mois. L'agent note la promesse, prépare pour le notaire une demande d'accord écrit permettant de retenir la somme sur sa part du prix et programme un rappel à l'approche de la signature.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.

Son métier de départ : Agent de recouvrement. Toute l'activité : Notariat.