Une étude détient les adresses de milliers de clients, mais ces données ont été réunies pour recevoir un acte, pas pour recevoir une lettre d'information. Le secret professionnel et les règles sur les données imposent de séparer les deux. Une lettre utile, une réforme expliquée, une réunion annoncée, s'adresse à ceux qui l'ont acceptée. L'agent tient ce fichier, segmente selon les centres d'intérêt et respecte chaque désinscription.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Contrôler l'accord de chaque destinataireIl vérifie pour chaque adresse la date et la forme de l'accord à recevoir la lettre de l'office, et écarte toute adresse tirée d'un dossier sans case cochée ni demande écrite.
Séparer les lecteurs selon ce qui les intéresseIl range les inscrits selon les thèmes qu'ils ont choisis, transmission du patrimoine, immobilier, entreprise, pour que chacun ne reçoive que ce qui le concerne.
Préparer la lettre et la faire valider avant l'envoiIl compose la lettre à partir des articles relus par le notaire, l'essaie sur plusieurs messageries et n'envoie qu'après accord écrit du notaire, qui choisit les sujets parmi les questions reçues au titre du devoir de conseil.
Tester la désinscription à chaque envoiAvant chaque envoi, il clique lui-même sur le lien de désinscription d'un message d'essai et vérifie que l'adresse sort bien du fichier, en un seul clic et sans demande de justification.
Retirer sans délai ceux qui se désinscriventIl traite chaque désinscription et chaque demande écrite d'arrêt dès réception, y compris celles adressées par courriel à un clerc, et les reporte dans le fichier commun.
Rendre compte de chaque envoi au notaireIl présente après chaque lettre le nombre d'envois, d'ouvertures et de désinscriptions, et les demandes de rendez-vous qui ont suivi, sujet par sujet.

Sur le terrain

Le fichier des signataires de l'année

Un collaborateur propose d'envoyer la lettre à tous les acquéreurs de l'année, puisqu'on a leurs adresses. L'agent explique que ces coordonnées ont été données pour les formalités préalables et l'acte authentique, pas pour une lettre d'information. Il propose d'ajouter au prochain courriel de remise de copie une invitation à s'inscrire. Quarante acquéreurs s'inscrivent d'eux-mêmes dans le trimestre.

Une désinscription envoyée au clerc

Une cliente répond à la lettre en écrivant au clerc qui avait suivi sa succession : « ne m'envoyez plus rien ». Le clerc transfère le message. L'agent la retire le jour même du fichier et vérifie qu'elle ne figure dans aucun autre segment. Il ajoute une ligne à la procédure de l'office pour que toute demande de ce genre, où qu'elle arrive, lui soit transmise.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Chargé de marketing par e-mail. Toute l'activité : Notariat.