Une étude est une petite maison où tout se sait vite et où chacun travaille sous le secret professionnel. Une annonce mal tournée sur le départ d'un associé ou le passage à un nouveau logiciel inquiète des clercs qui ont des dizaines de dossiers en cours. L'agent écrit des messages courts, exacts, qui disent ce qui change pour le travail de chacun, et les fait valider avant diffusion.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Annoncer une réorganisation des servicesQuand les associés répartissent autrement l'immobilier, la famille et l'entreprise, il rédige la note qui dit qui reprend quels dossiers, à partir de quand, et à qui s'adresser en cas de doute.
Présenter un nouvel associé ou un notaire salariéIl écrit le message d'accueil d'un notaire qui rejoint l'office, avec sa spécialité, son bureau, ses jours de signature et les collaborateurs qui travailleront avec lui.
Expliquer une bascule de logiciel aux clercsPour un passage à Genapi, Kivia ou Notarly, il rédige le calendrier de bascule, ce qui se fait encore dans l'ancien outil, la date de formation et ce qu'il faut terminer avant.
Rappeler les règles internes sur les fonds de tiersÀ la demande des associés, il rédige une note claire sur qui peut engager un virement, comment se fait la double validation et ce qu'on répond à un client qui demande à être payé plus vite.
Préparer les réponses aux questions des équipesAvec chaque annonce, il rédige les questions que poseront les collaborateurs, sur leurs dossiers, leurs horaires ou leur rattachement, et les réponses validées par les notaires.
Tenir à jour le livret d'accueil de l'étudeIl relit chaque semestre le livret remis aux nouveaux arrivants, horaires, circuit d'un acte authentique, conservation des minutes, règles de confidentialité, et propose les corrections.

Sur le terrain

Le départ d'un associé à annoncer

Un associé quitte l'étude pour reprendre un office en province. Les associés restants veulent prévenir les équipes avant que la rumeur n'arrive par un client. L'agent rédige une note qui donne la date, le notaire qui reprend chaque catégorie de dossiers et la manière d'informer les clients, puis la liste des questions attendues. Elle est validée par les deux associés et diffusée le matin même, avant la réunion de service.

Une note sur les virements après une tentative de fraude

Une étude voisine a reçu un faux courriel de changement de RIB d'un vendeur. Les associés demandent un rappel à tout le personnel. L'agent rédige une note simple : tout changement de coordonnées bancaires se vérifie par un autre canal, aucun virement ne part sans double validation, et le devoir de conseil impose de prévenir le client. La note est relue par le notaire chargé de la comptabilité puis envoyée à toute l'équipe.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.

Son métier de départ : Agent de communication RH. Toute l'activité : Notariat.