L'étude a négocié une grille avec son coursier, un tarif à la page avec ses traducteurs habituels et un prix au carton avec son archiviste. Pourtant un clerc pressé par une signature commande souvent ailleurs, au prix public, parce qu'il ne sait pas que l'accord existe. Le gestionnaire part toujours de l'accord applicable, établit la commande conforme, contrôle les délégations et repère les achats qui contournent les contrats.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Retrouver l'accord en vigueur avant de commanderPour chaque demande, il cherche s'il existe un contrat ou une grille avec un prestataire de l'étude pour ce besoin, et l'applique plutôt que de partir sur le premier fournisseur venu.
Rédiger des bons de commande completsIl établit la commande avec le prix contractuel, la référence du dossier quand c'est un débours, la date de besoin liée à l'acte authentique à venir et l'adresse de livraison exacte.
Vérifier qui a le droit de signerIl compare le montant de la commande aux délégations de l'étude et la fait valider par le notaire ou l'associé compétent quand elle dépasse le seuil d'un clerc.
Déceler les commandes découpées en morceauxIl repère les commandes successives au même fournisseur pour un même besoin qui, réunies, dépasseraient un seuil de validation, et le signale sans accuser personne.
Reprendre les commandes modifiées en cours de routeQuand un clerc change la quantité ou la date, par exemple parce que les formalités préalables d'une vente ont pris du retard, il émet une commande modifiée et prévient le fournisseur par écrit.
Maintenir des modèles de commande prêts à l'emploiIl tient des modèles pour les besoins fréquents : traduction d'état civil, coursier, sortie d'une boîte d'archives, retour d'une minute archivée, avec les prix contractuels déjà renseignés.

Sur le terrain

Une traduction commandée au prix public

Un clerc a commandé en urgence la traduction d'un jugement de divorce espagnol à un cabinet trouvé en ligne, à un tarif bien supérieur à celui convenu avec le traducteur habituel. L'assistant le découvre à la facture. Il vérifie que le traducteur habituel pouvait tenir le délai, ce qui était le cas, et ajoute la traduction d'actes étrangers aux modèles de commande partagés avec les clercs, prix contractuel inclus.

Trois commandes de mobilier la même semaine

Trois commandes de mobilier pour le nouveau bureau partent la même semaine, chacune juste sous le seuil de validation d'un clerc. L'assistant les rapproche : ensemble, elles relèvent de la signature d'un associé. Il le signale au responsable, qui fait valider l'ensemble par l'associé référent. Celui-ci en profite pour regrouper la commande et obtient une remise du fournisseur.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.

Son métier de départ : Gestionnaire des commandes d'achat. Toute l'activité : Notariat.