Une étude notariale produit un fonds particulier : les minutes, que l'office conserve, les copies et expéditions qui circulent, les projets d'acte qui changent jusqu'à la veille de la signature, et les pièces de formalité qui n'ont plus d'utilité une fois l'acte publié. Le gestionnaire documentaire tient le référentiel de ces familles, repère le projet qui n'est plus le bon et prépare les listes de destruction que le notaire valide.

Dans une entreprise de notariat, ce poste s'appelle « Gestion documentaire » (actes et formalités).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Classer chaque document dans sa famille notarialeIl range ce qui entre dans les bonnes familles du dossier, projet, minute numérisée, copie délivrée, pièce d'état civil, pièce d'urbanisme, correspondance, pour que chacun retrouve sans chercher.
Repérer les projets d'acte en concurrenceQuand trois versions d'un projet de vente circulent entre clercs et parties, il identifie la dernière validée par le notaire et signale celles qui ne doivent plus être envoyées.
Contrôler qui accède aux dossiers sensiblesIl vérifie que les dossiers de succession, de divorce ou de protection d'un majeur ne sont ouverts qu'aux collaborateurs qui les traitent, et signale les droits trop larges.
Préparer les listes de pièces à détruireIl dresse, d'après les durées fixées par l'étude, la liste des documents de travail arrivés au terme de leur conservation, sans jamais y inclure une minute ni un acte authentique.
Vérifier la complétude d'un dossier closÀ la clôture d'une vente, il contrôle que la copie publiée, l'attestation de publicité foncière et le décompte final sont bien rangés avant que le dossier passe en archive.
Consigner les destructions réaliséesIl tient le registre des destructions validées, avec la date, la famille, le dossier et la personne qui a donné son accord, pour pouvoir en répondre lors d'un contrôle.

Sur le terrain

Le mauvais projet envoyé à la banque

Une banque renvoie ses remarques sur un projet de vente qui n'est plus le bon : la clause de prêt a changé depuis. Le gestionnaire retrouve les quatre versions dans le dossier, établit laquelle est la dernière relue par le notaire, marque les trois autres comme remplacées et prépare pour le clerc un envoi de la bonne version avec une ligne d'explication.

Un fonds de dossiers clos à alléger

L'étude manque de place sur son serveur et veut alléger les dossiers de ventes publiées depuis longtemps. Le gestionnaire prépare une liste par famille : brouillons, échanges de travail, doublons de pièces. Il écarte expressément toute minute, toute copie publiée et les pièces de comptabilité, et soumet la liste au notaire, qui la valide avant toute suppression.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Minute: L'original de l'acte conservé par l'étude ; il ne sort jamais, et ce sont des copies qui circulent.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Gestionnaire documentaire. Toute l'activité : Notariat.