Dans une étude, les dictées restent courantes : le notaire dicte une lettre de conseil, une clause particulière ou le résumé d'un rendez-vous. Certaines réunions d'héritiers ou d'associés sont aussi enregistrées, avec l'accord de tous, pour garder la trace de ce qui a été dit. L'agent transcrit fidèlement, identifie les intervenants, marque ce qui est inaudible et produit une version nettoyée que le clerc relit avant tout usage. Une transcription ne remplace jamais un acte authentique.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Transcrire les dictées du notaireIl retranscrit les lettres et notes dictées par le notaire avec la ponctuation et les termes juridiques exacts, et signale tout passage où un mot technique reste incertain.
Restituer une réunion d'héritiersIl transcrit l'enregistrement en attribuant chaque prise de parole à l'héritier qui l'a prononcée, sans résumer les désaccords ni lisser les propos d'une partie.
Marquer les passages inaudiblesPlutôt que de deviner un chiffre ou un nom de commune, il note clairement l'endroit inaudible et l'heure de l'enregistrement, pour que le clerc puisse vérifier lui-même.
Vérifier les noms propres et les référencesIl confronte les noms de personnes, les lieux et les références de parcelles entendus avec ceux du dossier, et signale ceux qui ne correspondent à rien de connu.
Produire une version lisibleÀ partir de la transcription intégrale, il établit une version sans hésitations ni répétitions, en gardant intact le sens, notamment les explications données au titre du devoir de conseil.
Livrer et ranger les transcriptionsIl dépose la transcription dans le dossier client, la nomme avec la date et l'objet de l'enregistrement, et tient un registre de ce qui a été transcrit et relu.

Sur le terrain

Une lettre de conseil dictée entre deux signatures

Le notaire dicte en dix minutes une lettre expliquant à un couple les conséquences d'une acquisition en indivision plutôt qu'en société. L'agent la transcrit dans la journée, respecte les termes employés, signale une phrase où le pourcentage de répartition n'est pas audible et dépose le texte dans le dossier. Le notaire complète le chiffre et signe la lettre.

Une assemblée d'associés d'une société civile

L'étude enregistre, avec l'accord des associés, une assemblée d'une société civile familiale qui détient plusieurs immeubles. L'agent transcrit les échanges en nommant chaque associé, relève qu'il a été question d'un apport en compte courant et d'un mouvement sur les fonds de tiers, et livre une version intégrale et une version nettoyée au clerc chargé de rédiger le procès-verbal.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.

Son métier de départ : Agent de transcription. Toute l'activité : Notariat.