Pour une étude, un promoteur qui confie ses ventes sur plan apporte des dizaines d'actes par an, mais il ne pardonne pas les signatures qui glissent. Un bailleur social qui vend une partie de son parc attend des actes réguliers, sans erreur sur les lots. L'assistant tient le plan de chaque compte, ce que l'étude a promis, ce que le client doit fournir, et prépare les points réguliers entre le notaire et son interlocuteur.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Tenir la fiche de chaque programme en coursIl note, pour chaque programme d'un promoteur, le nombre de lots, les ventes signées, celles à venir et les pièces du programme déjà déposées à l'étude.
Suivre ce que le client doit encore fournirIl tient la liste de ce que le promoteur ou le bailleur doit remettre, attestations d'achèvement, plans, appels de fonds, et la relance par courriel à l'interlocuteur désigné.
Relancer les clercs sur les engagements de l'étudeIl rappelle en interne les délais promis au client, comme la remise des projets d'actes ou des copies après publicité foncière, avant qu'ils ne soient dépassés.
Repérer les erreurs qui reviennentIl note les incidents répétés sur un compte, numéro de lot erroné, appel de fonds mal adressé, pour que l'étude et le client corrigent la cause et non le seul dossier.
Préparer le point trimestriel avec le promoteurIl rassemble les chiffres du trimestre, actes signés, délais moyens, dossiers bloqués, et propose au notaire les sujets à aborder avec la direction du promoteur.
Vérifier les appels de fonds reçusIl contrôle avec la comptabilité que chaque appel de fonds versé par un acquéreur arrive sur le compte de l'étude et reste suivi comme fonds de tiers jusqu'à son reversement.

Sur le terrain

Les attestations d'achèvement qui tardent

Un promoteur veut signer les dernières ventes d'un immeuble avant la fin de l'année, mais l'attestation d'achèvement d'une étape n'est pas remise. L'assistant le voit dans la fiche du programme, écrit à l'interlocuteur du promoteur avec la liste des actes concernés et la date limite pour que l'étude puisse tenir le calendrier. La pièce arrive, et les formalités préalables des derniers lots suivent leur cours.

Un bailleur qui change d'interlocuteur

Le responsable des ventes d'un bailleur social quitte son poste sans prévenir l'étude, et les demandes de pièces restent sans réponse. L'assistant constate trois relances ignorées, en parle au notaire et retrouve le nouvel interlocuteur sur le site du bailleur. Il lui envoie un courriel de présentation, après validation, avec l'état des ventes en cours et les pièces attendues pour chacune.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Assistant gestion comptes clés. Toute l'activité : Notariat.