Les chiffres d'achat d'une étude vivent à plusieurs endroits : la comptabilité de l'office, souvent liée au logiciel de rédaction, le tableur où un associé suit les contrats, les relevés bancaires et les notes de frais. Aucune de ces sources n'emploie les mêmes noms pour les mêmes fournisseurs, et certaines mêlent charges de l'étude et mouvements des dossiers. L'analyste les assemble, fixe un périmètre clair et documente chaque calcul.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Choisir l'identifiant commun des fournisseursIl retient le numéro d'immatriculation comme clé, construit une table de correspondance avec les noms employés dans chaque source et la tient à jour à chaque nouveau fournisseur.
Délimiter ce que compte la dépense de l'officeIl écrit les règles : sont exclus les mouvements des fonds de tiers, la taxe de publicité foncière et les droits collectés, et les débours repris sur décompte ; sont inclus les achats que l'étude supporte.
Fusionner les sources en une seule tableIl assemble écritures comptables, factures, contrats et notes de frais en une table unique, avec pour chaque ligne la source d'origine, pour qu'on puisse toujours remonter à la pièce.
Contrôler les données avant publicationIl vérifie les doublons, les montants négatifs inexpliqués, les dates hors exercice et les fournisseurs sans identifiant, et dresse la liste de ce qui reste à corriger.
Faire corriger les erreurs là où elles naissentPlutôt que de corriger dans sa table, il signale au comptable ou au responsable de la saisie l'écriture mal imputée, pour que la source elle-même soit juste le mois suivant.
Expliquer pourquoi deux tableaux divergentQuand le chiffre de l'associé ne correspond pas à celui de la comptabilité, il retrouve la raison, comme une facture comptée à la commande dans l'un et au paiement dans l'autre, et l'écrit.

Sur le terrain

Des droits de l'État comptés comme achats

Le tableau de dépense d'un associé affichait des montants énormes au nom du service de publicité foncière. L'assistant explique qu'il s'agit de droits collectés et reversés pour le compte de l'État à chaque vente, qui transitent par l'étude sans être une dépense de l'office. Il les sort du périmètre, documente la règle et republie les chiffres, qui retrouvent un ordre de grandeur cohérent avec la taille de l'étude.

Un éditeur sous trois noms

L'éditeur du logiciel où se rédige chaque acte authentique figurait sous son nom commercial dans la comptabilité, sous le nom de sa société mère dans le tableur des contrats et sous un troisième libellé sur les relevés. L'assistant les rattache au même numéro d'immatriculation et constate que la dépense réelle chez cet éditeur est le double de celle lue par le notaire. Il ajoute la correspondance à la table et le signale dans la note du mois.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.

Son métier de départ : Analyste données achats. Toute l'activité : Notariat.