Un notaire associé partage son temps entre signatures, rendez-vous de conseil patrimonial, gestion de l'office et instances professionnelles. Les demandes lui arrivent de partout : clients qui veulent lui parler directement, banques pressées, clercs qui attendent un arbitrage sur une clause. L'assistant de direction trie ce qui doit monter jusqu'à lui, prépare ses dossiers et s'assure que ses décisions redescendent jusqu'au bon bureau.

Dans une entreprise de notariat, ce poste s'appelle « Assistant de direction » (direction).

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Trier les sollicitations adressées au notaireIl sépare ce qui relève du notaire, arbitrage sur une clause, réclamation, rendez-vous patrimonial, de ce qu'un clerc peut traiter, et dirige chaque demande avec une ligne d'explication.
Préparer la note avant un rendez-vous patrimonialAvant un entretien de donation ou de préparation de succession, il réunit les actes déjà reçus par l'étude pour cette famille, la composition connue du patrimoine et les questions déjà posées. Le notaire y exerce son devoir de conseil sans redemander ce qui est déjà au dossier.
Protéger les plages de signature dans l'agendaIl réserve les créneaux de signature des fins de mois avant d'accepter tout autre rendez-vous, et garde du temps libre pour les actes qui s'allongent quand les parties ont des questions.
Suivre les arbitrages rendus aux clercsQuand le notaire tranche sur une rédaction ou un dossier bloqué, il note la décision, prévient le clerc concerné et vérifie quelques jours plus tard qu'elle a été suivie d'effet.
Relancer les dossiers qui attendent l'associéIl tient la liste des projets d'acte que le notaire doit relire avant envoi aux parties et la lui présente chaque matin, la plus ancienne en tête, avec la date de signature visée.
Préparer les réunions d'associésIl assemble l'état des dossiers en cours, les mouvements des fonds de tiers signalés par la comptabilité et les points de gestion à trancher, puis diffuse le relevé des décisions.

Sur le terrain

Une banque qui exige une signature avancée

Une banque écrit au notaire pour avancer une signature d'une semaine afin de tenir une date de déblocage. L'assistant constate dans le dossier que la purge du droit de préemption n'est pas encore acquise. Il prépare pour le notaire une réponse qui explique pourquoi l'acte authentique ne peut pas être reçu avant, et propose la première date compatible une fois la réponse de la commune attendue.

Une famille qui veut voir l'associé en urgence

Un fils écrit trois fois en deux jours pour obtenir un rendez-vous avec le notaire à propos de la succession de sa mère. L'assistant vérifie que le dossier est suivi par une clerc, lui demande l'état d'avancement et propose au fils un rendez-vous avec le notaire et la clerc ensemble, avec une note préparée qui reprend les points déjà réglés et les pièces encore attendues.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Devoir de conseil: L'obligation d'éclairer toutes les parties sur la portée de l'acte, y compris celle qui ne paie pas.
Acte authentique: L'acte reçu par le notaire, qui a date certaine et force exécutoire ; c'est ce qui distingue le métier.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.

Son métier de départ : Assistant de direction. Toute l'activité : Notariat.