Dans une étude, les dépenses se partagent entre celles de l'office et les frais engagés pour un dossier, demandés aux administrations, aux géomètres ou aux généalogistes. Les clercs commandent beaucoup, souvent en urgence, à l'approche d'une signature. Le gestionnaire des dépenses veut que chaque engagement soit autorisé, rattaché au bon payeur, et que les abonnements de l'étude ne se renouvellent pas sans qu'on le décide.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Valider les commandes de pièces pour un dossierPour une demande de copie d'acte, d'extrait cadastral ou de mesurage, il vérifie que la provision du client, déposée en fonds de tiers, couvre la dépense et que la commande porte la référence du dossier.
Instruire les achats propres à l'officeFournitures, mobilier, matériel de numérisation : il contrôle que la demande entre dans le budget de l'étude et qu'elle a l'accord du notaire gérant au-delà du seuil fixé.
Prévenir avant le renouvellement des abonnementsBases juridiques comme Lexis 360, outils de recherche généalogique, plateformes d'annonces : il signale chaque échéance de reconduction assez tôt pour décider de garder ou de résilier.
Suivre les dépenses engagées avant signatureIl tient la liste des frais déjà engagés pour les formalités préalables d'un dossier qui pourrait ne pas se signer, et alerte quand la provision ne les couvre plus.
Rapprocher les relevés de cartes de l'étudeIl rattache chaque paiement par carte à son justificatif et à son dossier, notamment les frais de demande en ligne réglés par les formalistes.
Rendre le tableau mensuel des engagementsIl présente au notaire gérant les dépenses engagées par catégorie, celles de l'office et celles des dossiers, et les dépassements de budget avec leur cause.

Sur le terrain

Une vente qui ne se fera pas

L'acquéreur renonce après le refus de son prêt. L'étude a déjà engagé l'état hypothécaire, les pièces d'urbanisme et la demande liée à la purge du droit de préemption. L'agent fait le compte des frais engagés, constate que la provision versée les couvre, et prépare pour le clerc le décompte de restitution du solde à valider par le notaire avant tout virement.

Une carte qui paie pour tout le monde

La formaliste règle par la carte de l'étude une dizaine de demandes de pièces chaque semaine. Sur le relevé, trois paiements n'ont aucun dossier associé. L'agent lui écrit avec les dates et montants, elle retrouve deux dossiers et le troisième s'avère un abonnement de l'office. Il impute chaque ligne au bon endroit et propose qu'à l'avenir la référence soit saisie dans le libellé du paiement.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.
Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Purge du droit de préemption: L'attente de la réponse des titulaires d'un droit de priorité avant de pouvoir signer.

Son métier de départ : Gestionnaire des dépenses. Toute l'activité : Notariat.