Dans une étude, le compte client n'est pas une créance comme ailleurs : c'est le compte du dossier, où arrivent la provision sur frais, le prix de vente, les fonds de la banque prêteuse, et d'où partent les droits, le remboursement des prêts du vendeur et le prix net. Chaque mouvement doit correspondre au décompte remis aux parties. Le gestionnaire tient ces comptes justes, réclame ce qui manque et restitue ce qui reste.

Ce qu'il fait chaque jour chez vous

Réclamer la provision à l'ouverture du dossierDès l'ouverture, il adresse au client la demande de provision qui couvrira les frais des formalités préalables, avec les coordonnées du compte de l'étude et la référence à rappeler.
Vérifier l'arrivée des fonds avant la signatureLa veille de la signature, il confirme au clerc que le prix et les fonds de la banque sont bien arrivés sur le compte du dossier, et non seulement annoncés.
Imputer chaque versement au bon dossierUn virement sans référence ou au nom d'un proche est rattaché au dossier qui l'attend, après vérification de l'émetteur, et jamais imputé au hasard d'un nom semblable.
Contrôler les sorties prévues au décompteAvant les virements qui suivent la signature, il vérifie que chaque sortie, prix net au vendeur, remboursement de prêt, taxe de publicité foncière, figure au décompte validé.
Restituer les reliquats après publicationUne fois la publicité foncière revenue et les frais définitifs connus, il prépare le décompte de solde et la restitution du reliquat, à valider par le notaire.
Envoyer le relevé de compte au client qui le demandeIl prépare le relevé du compte de dossier avec chaque mouvement expliqué en mots simples, pour un client qui ne comprend pas pourquoi une somme lui revient ou lui est réclamée.

Sur le terrain

Les fonds de la banque ne sont pas là

La signature est fixée le lendemain à dix heures. L'agent constate que les fonds de la banque prêteuse ne sont pas arrivés sur le compte du dossier, seulement annoncés par courriel. Il prévient le clerc dès le matin, qui écrit à la banque. Sans les fonds, l'étude ne peut pas signer avec des fonds de tiers d'un autre dossier ; la signature est déplacée à l'après-midi, une fois le virement reçu.

Un reliquat qui dort

Un dossier de vente est clos depuis un an, mais il reste sur son compte une petite somme, solde de la provision après publication. L'agent retrouve que l'adresse de l'acquéreur a changé et que le courrier de restitution est revenu. Il prépare un courriel à l'adresse électronique du dossier pour obtenir un relevé d'identité bancaire, et soumet la restitution au notaire avant tout virement.

Les mots qu'il emploie chaque jour

Fonds de tiers: Les sommes reçues pour le compte des clients, déposées sur un compte dédié et contrôlé.
Taxe de publicité foncière: Les droits collectés pour le compte de l'État lors de la vente, à reverser dans les délais.
Publicité foncière: La formalité qui rend l'acte opposable aux tiers ; sans elle, la vente n'est pas complète.
Formalités préalables: Les pièces à réunir avant de signer, état civil, urbanisme et hypothèques, qui font tout le délai.

Son métier de départ : Gestionnaire de comptes clients. Toute l'activité : Notariat.